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灵活地运用六个特征和按文件的保存价值组卷，是公文立卷的基本方法。文件的六个特征，从不同的方面反映了文件的特点，要根据实际情况，灵活地运用六个特征，结合文件的保存价值，科学地进行组卷。

（1）要选择最能体现文件之间紧密联系的共同特征组卷　从一份文件看，都是同时具有几个特征，如作者、问题、名称、时间等。每个案卷到底采用什么特征作为组卷的主要依据，必须从实际出发，认真分析文件的各种情况，选择最能体现它们之间本质联系的共同特征立卷。这就要求立卷人员在组合案卷时，不要只看文件的某一特征是否相同来组卷，而应认真分析文件之间的内在联系。比方说，围绕某一个问题的处理而形成的文件，它们之间有着紧密的联系，就不要拆开分别立卷。比如，评定技术职务职称工作，对上级下达的指示性、政策性文件和本单位形成的实施办法和细则，要根据它们之间联系最紧的共同特征（都是关于评定技术职务职称问题）进行组卷。对于有关同一个问题的问文与复文、请示与批复、报告与批转等，也不应该强调作者和名称的不同而分别立卷。对于一些同类问题（如农业问题或工业问题）、同类名称（如都是指示或请示）或同类作者（如均属某一些机关、单位形成的文件），虽然它们之间的联系并不十分紧密，但有一定规律可循，为便于查找和利用，也可酌情考虑一起组卷。

（2）灵活地结合运用文件的几个特征组卷　对于文件的几个特征，不能机械地分割使用，应根据实际情况，结合采用两个以上特征组卷。因为立卷不是分类，分类必然要根据统一的标准去划分所有的分类对象。而组卷并不要求在每个案卷之内只有一个同一的特征。实际上，只用一个特征、一个标准进行组卷也是不可能的，因为每一份文件都是同时具有的几个特征，而一个特征只能反映卷内文件在某一方面具有共同点和联系。如果结合运用几个特征组卷，就可以使卷内文件具有几个方面的共同点，它们之间的联系就必然更为紧密，就能更系统、更准确地反映卷内文件的内涵和外延，检索利用时就更为方便。如果与之相反，单纯按照一个特征组合案卷，卷内文件之间的联系一定不会紧密，并且造成卷内文件的庞杂混乱。比如，一律只按作者立卷，以一个县为例，就要将以县人民政府名义对上级机关发出的请示、报告、各种报表，对下级机关发出的各种文件，以及通知、函件等，统统组合在一起，不仅案卷杂乱无章，检索利用也很不方便。又如，只按文件名称立卷，将本机关一年内所发出的通知合立一卷，或者是把所有的请示合立一卷，案卷内就会将工业、农业、商业、文教事业等各种业务性质不同的文件组合在一起，这样的案卷也必然是十分杂乱的。

（3）根据文件的主要特征，兼顾其他特征组卷　文件的六个特征，在组卷时使用频率是不相同的。在通常情况下，作者、问题、名称三个特征使用较多，而地区特征和通讯者特征则很少使用。至于时间特征，除按年度立卷之外，针对特定时间立卷的文件并不多见。所以一个机关或单位，在立卷时，应从所形成的文件的实际情况出发，首先抓住文件的主要特征，同时照顾到其他特征、保存价值、文件之间的联系，以及文件数量的多少，经过认真分析，组成若干个案卷。比如，第一，属于综合性文件，如计划、总结等。以党委或行政名义发出的综合性文件，可按作者结合名称、时间等特征组卷。第二，属于具体业务问题的文件，如党务方面的组织、宣传、统战工作，政府方面的人事、工业、农业、商业、文教、卫生、体育等业务工作。可以根据实际情况适当划分为若干问题，然后结合作者、文件名称或形成时间等特征进行组卷。第三，也可以按照文件的名称，兼顾文件所反映的问题、文件的作者、文件之间的联系等，进行组卷，如请示、指示、决议、通报，以及法规、规章等，分别组卷。第四，也可以按时间特征立卷，就是把属于同一个年度的文件，按文件形成的时间先后排列，集中组卷。但在文件较多的情况下，仍须按文件的问题特征、作者特征，参照文件之间的联系、保存价值，分别立卷。文件很少的单位，可以不再细分，只按年度立卷即可。按时间特征立卷，要解决好以下几个具体问题：针对性很强的文件，如年度计划、工作总结、预算、决算等，放在针对年度立卷，两年以上的长期规划、计划，放在针对时期的第一年立卷。跨年度形成的文件或跨年度办完的文件，按文件涉及的主要年度或办完年度立卷。跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的请示，放在请示年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结束年立卷。

（4）按文件保存价值组卷　一个机关或单位，在一年内形成许多文件，保存价值是不相同的。文秘工作者在组卷时，正确分析和鉴别文件材料内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定文件材料的保存价值，区别不同保存期限分别立卷。否则，将具有重要历史查考价值、科学研究价值而需要长久保存的文件与一些只有短期查考价值的文件混杂在一起立卷，久而久之，势必造成档案体积庞大，也给档案管理带来麻烦。若干年后，要剔除已失去保存价值的文件，就必须重新鉴定，拆卷整理，造成人力、物力的浪费。根据国家档案局有关文件规定，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年左右，短期为3年至15年。