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公务员面试:如何主持一场气氛良好的会议
2019/11/5 8:41:17     公务员考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新计划组织面试技巧。

公务员面试:如何主持一场气氛良好的会议
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一、会议主题的把握艺术
会议一开始,就应明确中心议题,这样才能迅速集中与会者的注意力,使其围绕中心议题进行思维。开门见山,与会议无关的话不说。要用简明的语言表达深刻的思想,而不要以啰嗦的语言说明肤浅的道理。
有些时候会议从开始就出现冷扬的局面,如果主持者毫无准备,猝不及防,就会使会议陷入尴尬。如何消除开局冷场,使会议紧扣主题继续下去呢?如果是与公人员在会议前未做充分准备,一时不知说什么好,主持者应充分利用引导发言的艺术鼓励大家先谈不成熟的意见,在讨论中围绕会议主题逐步补充完善。如果是与会人员对会议主题不清楚,一时不知从何谈起,这时,主持者应仔细讲清议题,耐心细致开导,把大家的思想引导到会议议题上来。如果是议题有一定难度,一时不易提出明确见解,这时,主持者应由浅人深地启发大家开动脑筋,逐步认识议题的实质。也可以选择能力较强的与会者率先发盲,打开突破口,引导大家进行讨论。
会议主持者应该让与会人员紧紧围绕会议主题发盲,使大家的话题部为主题服务,避免漫无边际地“乱弹琴”,防止偏离“主攻方向”的情况发生。为确保与会者的发言能始终围绕,主题进行,可以采取以下三种方法:一是明令禁止。如果发现与会省的座谈内容离开了主题,主持者可直截了当地给予禁止,果断地将话题扭转过来。二是婉转牵引。当大家的发言出现了走题现象,主持者由于种种原因又不便给予“强制”,便可使用暗示、捉醒等婉转的方式来纠偏。实践证明,这种以柔克刚的和平手段同样可以达到引起注意并将话题置于“正道”的目的。三是话题影响。当看到大家的发言离题时,主持者本人或指定某个同志旗帜鲜明地围绕主题进行发言,就可以切断偏谈或空谈的“话源”,并借势将与会者的谈话引到正题上来。
二、与会老发言的引导艺术
发言,是会议的灵魂,没有发言,会议就从根本上失去了意义和价值而成功的发言靠引导。引导发言的艺术多种多样,主要有以下几种引导开始发言。引导开始发言的目的在于避免冷场,防止“哑巴会”局面的出现。为确保引导开始发言的有效性,可借助于三种方法。一是指令,即主持者用指定的方式,要求大家开始发言。二是启示,即组织者利用启发、诱导的手段引导大家发言。这种方法,在与会者想讲又不敢讲、欲讲又不知道该从哪里讲和讲什么的情况下运用,会产生更好的效果。三是带头,即主持者率先发言引导座谈开始。所谓的“砖引玉”和“领导开了口,群众众口开”描述的正是这种情况。
引导全面发言。全面发言是指与会者都进行发言的情况。有效地引导全面发言,一方面能让每一个人都有讲话的机会,避免“有人只讲不,有人却只不讲”的现象发生。另一方面,有利于主持者广泛取意见和对各方面情况的了解。为了达到全面发言的目的,可采用以下两种方法:一是限定时间。要在既定的时间内达到人人都能发言的目的,就应对每一个同志的发言做出必要的时间限制。二是压缩内容。如果在时间已定的情况下,要大家把超时间负荷的内容讲完,就可利用这种方法来解决。
引导有序发言。有序发言是指与会人员有条不地进行发言。引导有序发言的目的在于给座谈者营造一个良好的会议环境,避免混乱局面的产生,特别是对于杜绝浪费时间更具有重要意义。为保证发言的有序性,可借助的方法有两种:一是人员排队制约,即通过编排发言者的顺序,使大家依次发言;二是内容编排制约,即通过合理调度座谈内容,达到有序发言的目的。引导深度发言。深度发言是指使座谈的内容沿由表及里、由浅到深的走势向更高更深层次递进的发言。引导深度发言的目的在于避免“只做表面文章”现象的发生。引导深度发言的方法主要有两种:一是主题的控制。会议主题设置的深度如何,直接决定着发言的深度,没有思想深刻的主题,就不可能有哲理至深的发言。因此,要想使大家的发言具有深度和不断向深度发展,主持者就应在座谈题目的设置上开动脑筋想办法,力求推出一些具有深度和力度的题目来。二是穿插追问。在发言过程中,主持者如能不失时机地抓住机会,及时地提出一些带有更深意义的问题让发言者回答,同样可以达到深度发言的目的。因为追问本身就是一种压力,在你的追问下,对方会“被迫”做进一步的思考和回答。比如,当对方谈完问题的症结之后,你若接着提出类似于“你认为解决这些症结的办法是什么”的问题,对方就会绕着解决的方法来做文章,这自然就将发言顺理成章地引向了一个更深的层次。
三、会议氛围的创设艺术
良好的会议氛围的创设和多种因素密切相关,要想树立良好的会风首先要做到:不开无主题的或多主题的会,一次会议连主题都不明确,是无法吸引与会人员的注意力的,更不可能有良好的会议氛围;主题太多,也会起到反作用,分散了注意力,同样达不到效果。
还要做到不开无准备的会,除了要妥善地安排会议的时间、地点、人员之外,最重要的是要提前通知与会人员会议主题,让大家有充分思考的时间,这样才能够做到开会时不必要的言不发,做到紧扣主题。
另外,要注意可开可不开的会坚决不开无关人员不请,不要议而不决或一言堂个人决定。
同时,会议进行时可能会出现各种各样的意外情况,不管会前的准备多么充分,也不能排除意外的发生,妥善地处理好这些意外情况也是创造良好会议氛围的重要艺术。
在会议进程中,冷场的局面很容易出现,总有一部分人保持沉默。对此,会议主持者应区别不同情况,设法打破这部分人的沉默。对于那些出于顾虑、害羞而保持沉默的人,主持者应寻找机会,鼓励他们大胆发言。对于那些认为议题与己无关而保持沉默的人,主持者应通过讲述议题的重大意义或积极寻找议题同沉默者之间的联系促使他们认真思考并谈出自己的意见。对于那些因持少数意见而保持沉默的人,主持者不要急于表示自己的倾向性,而应热情鼓励他们讲出自己的不同见解,以便进行参考比较。这样,会议主持者通过自己的主动营造出热烈的会议氛围。
会议进行中出现同自己有分歧的意见时,主持领导不能简单地做出反对另一方、或置之不理的反应,而要理性对待。这样才能鼓励与会人员大胆地提出不同意见,创造出生动活泼的会议氛围。
对意见分歧抱欢迎态度。如果与会所有人员永远保持一致,那么这次会议就是多余的。有人提出领导者没有想到的问题,应该表示感谢,这种分歧正是领导者回头审视、纠正自己的观点,避免犯大错误的机会。
要保持冷静,不要轻易做出为自己辩护的第一反应。当人们遇到意见分歧时,第一个自然的反应是为自己辩护领导者要记住,每当你立即为自己找理由辩护时,过后往往难以改变立场,也使自己无法从对方的观点中得益。
要控制住自己的脾气。发怒使思想交流更难。先对方意见,给对方发表意见的机会,让他讲完为止。不要抗拒对方意见,要努力架起理解之桥,而不是误解之障。
要找共同点。对方讲完之后,先要细想一下双方的共同点。这样做能保持双方的良好关系,为找到双方有利的解决办法打下基础,态度要尽可能和蔼灵活,即在原则问题上坚守立场,在细节问题上灵活处理。
最后,作为会议主持者,应该胸怀宽广广泛取会上的各种不同意见,正确对待会上的反面意见。主动鼓励下级提出不同意见。在研究决策方案时主持领导不应坐等别人提意见,而应主动发现问题,努力消除下级的思想顾虑,鼓励他们提出不同意见。即使领导者认为自己的方案比较成熟,也要诚恳地取下级的意见,以便进一步补充或完善决策方案。
慎重取多数人的反对意见。由于某种原因,有时领导者经过深思熟虑的决策方案或实施意见,也会遭到多数与会者的反对。这时,领导者千万不要着急,应该冷静地重新审视自己原来的方案;即便原来的方案是正确的,也不要强迫大家服从,而应以充足的理由适当的方式说服与会者。不可忽视少数人的反面意见。在研究某项决策方案时,有时可能会出现多数人赞成、少数人反对的情况。这时,千万不要忽视少数人的意见,因为真有时往往在少数人手里。多少数人的反对意见,可以避免决策的失误。即使经过认真分析,证明少数人的意见是不正确的,也要耐心地进行解释。
四、时间的掌握艺术
主持好会议,另一个重要环节就是掌握会议时间。“那种寅时开会卯时到”的会风,不仅是一种无组织、无纪律、无党性的表现,而且会影响会议的气氛,影响会议的质量。因此,主持会议一定要有时间观念,掌握好会议时间。
首先,要准时开会。主持会议的领导自己要保证准时到会。有些与会人员,特别是有些领导参加会议总是晚来,这样会议就得等候,导致以后的会议迟到者更多。因此,必须养成准时开会的习惯,不管谁缺席,甚至个别领导还没有到场,也要准时开会,这样做对迟到者是一种无言的批评。对于经常迟到者,还要作批评,长期坚持下去就能让大家都养成准时开会的习惯。
其次,会议时间尽量要短,会议是一种紧张的脑力活动,需要与会者的思想高度集中,有的会议过长,主持者和发言者都是长篇大论,这样的会议常常会使人身心疲惫。因为脑力消耗过大,产生疲劳感,与会人员就会盼望会议早点结束,这势必影响会议做出有效的决定。
因此,一般的会议,应尽可能在一个小时左右的时间内开完,会议主持者应调整、控制好会议时间,对发言者应要求其开门见山,抓住中心,有些会议也可以规定发言时间。当讨论中的意见已经基本取得一致时,主持者应及时组织表决,进行归纳,避免占用过多时间。对于议题多或讨论重大问题的会议,确需较长时间,可划分为几段开,使一次会议变成若干次小会,每段各有中心,一段进行完了,有适当的休息时间,使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。

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