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一、公文处理的含义与重要意义

公文是机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。公文处理，指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接冇序的工作。其具体任务是:

1.拟写与制作公文:包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署，形成正式公文。

2.传递公文:将拟制成的公文，根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。主要包括收发文登记、分办、传递、催办和组织传阅等环节。

3.办理公文:对于收文予以执行办理或撰拟新的公文作出答复、批转或转发的处理。

4.处置办毕公文:对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。

5.管理公文:指对公文的平时分类保管与提供利用。

6.对公文拟制办理的组织管理与监督控制。

公文处理是机关工作中不可缺少的组成部分，它对机关工作的现实意义和对档案事业的历史意义使之在机关工作中占有特殊、重要的地位。

第一，公文处理是实现机关职能的重要条件。

任何机关在行使职权、实施管理时均离不开公文，公文处理工作是机关上下级、平行或不相隶属机关之间传达政令、沟通信息的通道。如上级机关通过公文向下级传达党和国家的方针政策、发布行政法规和规章、施行行政措施、答复问题、指导与布置工作；下级机关通过公文向上级领导机关请示工作、报告情况、提出合理建议；平级与相关机关之间通过公文相互交流经验、商洽工作都需要进行公文处理。因此，在机关间，公文处理是联系上下、沟通左右的桥梁与纽带，也是传递信息的通道。

公文处理工作为沟通机关与人民群众之间的联系提供了必要条件。党和国家的方针政策、政府的规章、有关机关的各项与群众有关的要求和事项都是通过公文工作向人民群众传递与发布的。而人民群众的建议、意见、要求等，也可通过公文处理传递给机关。通过公文工作，机关可采纳人民群众的建议、意见、批评，改进机关工作，也可帮助人民群众解决实际困难与具体问题。

在机关内部，公文工作服务于机关领导及各有关业务部门。它使机关领导能及时获取内外信息，作出正确决策；它能为各业务部门及时传递信息，使各项工作有所依据，目的明确；它能使机关的意图尽快向有关机关传递，实现机关的管理职能。在机关行使职权与实施管理的活动过程中，公文工作主要是向有关方面提供了行职能所必需的信息支持，为机关领导及业务部门提供工作上的便利，辅助他们更好地完成各项工作。

公文处理的各项具体业务对于机关完成任务，提高工作效率，克服官僚主义、形式主义、文牍主义都有现实意义。

总之，公文处理是机关工作的纽带，是机关接受与传递信息的通道，是机关联系人民群众的途径，是领导与业务部门的工作助手，是机关保密工作的重要环节，是机关提高工作效率的必要条件之一，所以公文工作在机关工作中占有重要的地位。可以说无论是机关领导还是业务部门，在实际工作中都离不开公文处理，没有公文工作的支持，其他各项工作都难以开展。第二，公文处理是国家档案事业的重要基础。

公文办毕后，其中一部分反映着机关活动的基本历史面貌，对于机关各项工作有着不同的参考利用价值，其余的公文既不反映机关的基本历史而貌，又无查考利用价值，因此，公文工作要对办毕文件进行准确的分流即将办结文件按文件立卷归档的范围与机关实际工作的需要，剔除无查号保存价值的文件，进一步按照文件在价值等级上的不同将其分成永久、定期予以保管。

文件分流后，对有保存利用价值的按归档文件的整理要求进行整理，经办理归档手续后，这部分文件转化为档案，保存在机关档案室供机关查利用，其中永久保存的及部分长期保存的档案到一定时期移交到档案馆，一为国家积累珍贵史料，二可为社会提供可利用的资料。公文在其形成时，其物质材料的质量对档案材料的耐久性直接的影响。文件在运转、使用过程中，在物质形态上是否得到有意识的保护，在整理过程中是否按照有利于保管、保护案卷的要求进行，这些对档案能否在耐久性上满足保管期限的要求也有直接影响。

公文处理的工作质量高，形成的案卷质量就有一定保障，这就为机关档案室开展档案业务工作带来了便利.也为国家的档案事业尊定了良好的基础。