一个高素质、高水平、高效能的文秘人员，是提高办公室整体服务功能的基础和保证。从事文秘工作的同志怎样才能胜任本职工作，怎样才能适应新的形势的要求，怎样才能完成新形势所赋予给文秘人员新的任务，怎样提高文秘人员的整体综合素质，创一流业绩，增强办公室系统的整体服务效能。需要明确自己所从事职业的重要性，摆正自己的位置，掌握必要的素质和能力，提高服务的层次和质量。
（1）要做到三个加强
①加强马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、中国特色社会主义，党的方针政策的学习。这是最基础又带有根本性的学习。只有这样，我们讲话写文章才能“有根”、“有板”。
②加强对国情、省情和市情以及本部门的学习与研究。因为这是领导决策过程中最常用的“软件”。只有掌握好它，讲话写文章才能“有准”、“有据”。
③加强对基层情况和专业知识的学习与了解。因为前者往往是变化纷呈的，后者往往是系统连贯的，只有学习并掌握好这些知识，我们讲话写文章才“有本”、“有叶”，做到本固枝荣。
（2）要不断提高秘书的专业能力
秘书的专业能力主要包括以下5个内容：①较高的文字水平。
②较强的组织能力。 ③准确的判断能力。 ④敏捷的应变能力。 ⑤广泛的社交能力。
（3）要“敏于事，慎于行”
敏于事即要手勤、腿勤、设想周到，起拾遗补缺的作用。慎于言即要以高度的责任感管好自己的嘴，不该问的不问，不该讲的不讲。
（4）要遵守10条守则①遇事要想到领导的前边。②领导布置的工作要提前交卷。③注意保密工作。
④做好领导与他人的沟通工作。⑤平时多给领导提供资料。
⑥善于听取领导意见。
⑦不要轻易在领导面前告别人的状。⑧不向领导提过高的有利于自己的要求。⑨多到群众中去。
⑩关心领导的生活。
（5）要有较强的口头报告能力
秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速做出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着手：
①精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。
②弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。
③打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精练，不能重复：客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。
④举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节奏平和，不卑不亢。
⑤把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。
（6）要注意人际亲和
作为秘书，对外，代表的是一个单位或部门的形象；对内，是联系管理者和员工的纽带。适当的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都会给周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将对工作产生积极影响。
（7）要重视个人修养
学会倾听他人的谈话：学会向他人表达发自内心的赞美；学会保持自然、轻松和愉悦的表情；学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想；学会“罔谈彼短，靡恃己长”。