公文传阅是为领导处理事务、互通信息的一种有效方式。在机关工作中发挥着沟通信息，交换意见的作用。
（1）公文传阅是机关公文处理工作的一种手段
在公文处理过程中，由秘书按照公文的内容和领导同志的批示，将公文依次送给有关领导和部门阅知、阅办。这个办法简便易行，便于管理，利于保密，适用于各级机关。
（2）公文传阅是机关领导处理事务的一种方式
在实际工作中，有些问题需要集体决定，但又不能总开会。这样，有些需要集体决定的问题，常常是通过公文传阅的办法来沟通领导意见，作出决定的。这种办法较为灵活，不受时间、地点的限制。虽然领导同志没有见面，却交流了思想，阐明了意见，解决了问题。但是，公文传阅也有一定的局限。如需要领导之间反复商量才能解决的问题，或急需处理的问题，靠传阅公文来解决不适用，需采取其他办法解决。
各级部门的秘书每天都有大量的公文需要在各位领导同志和部门之间传阅。特别是在大机关，各类传阅件交织在一起。有刚刚接收需要传阅的公文，有流程未完需要继续传阅的公文，有急需办理的传阅件，也有供领导参阅的传阅件，常常使秘书目不暇接。因此，组织好公文传阅就需要有行之有效的办法。目前，各级部门公文传阅，主要使用以下几种办法：
（1）分送传阅
这种传阅办法是由负责公文处理的秘书和专职负责传阅的人员，将需要传阅的公文直接送给应阅人员。其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。应阅人相互之间不横传公文，均由秘书采用一送一退的办法直接传阅。
采用分送传阅的方法，一般是不允许领导人员之间横传的，以防止混乱和丢失。但为了加快传阅速度，在大机关，领导同志的专职秘书也可以按照负责公文传阅的秘书的意见直接转送其他领导秘书代为传阅。在一般机关，往往几位领导在同一办公室办公，有时这位领导阅完就直接交给另一位领导，这种现象虽然不能完全禁止，但也是不可取的。
（2）集中传阅
这种传阅办法就是利用领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的秘书来承担。为了不影响领导同志学习和开会，传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的公文，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。利用会议传阅公文，可使那些急而短的公文得到很快处理。
（3）设立阅文室
在有条件的单位，可以设立机要阅文室，将需要传阅的公文、资料、刊物放在阅文室内，请应阅人员前来阅读。这种传阅办法便于公文的管理，减少往返传递的时间和手续，能使领导及有关人员灵活安排阅文时间，并能在同一时间里阅读较多的公文。利用阅文室传阅的公文多为一些刊物、资料和时限性不强的公文。为保证领导同志及时看到公文，秘书应及时通告新近来文情况、需传阅要件内容等，不要守门待客。