接待人员说话时要注意语言的选择，措辞得当，话语文明，讲究方式方法，不过头、不嘲弄、不庸俗、不粗鲁。特别是接待基层人员时，语言要注意谦恭，不要使人有居高临下的感觉。一般可以使用以下一些语言：“您来啦”“您请坐”“您有什么事”“现在我手头有点急事，请您稍候”等。
与来访者初步接谈说话时，要注意对方的情绪，做到：可能挫伤对方感情的话不讲，对方不爱听而又不涉及接待内容的话少讲，对方一时接受不了的话不急于讲。交谈中，要注意避免“一言堂”，不要夸夸其谈，忘乎所以，不给别人说话的机会。交谈中发生争论时，注意控制感情，不喊、不吵、不斥责、不恶语伤人。与多人交谈时，不要只与其中一两个人说话而不理会在场的其他人；不要与个别人只谈两个人知道的事而冷落其他人。
此外，还要注意告别用语。当接待结束时，要礼貌地送走客人。送客时一般应使用下面一些语言：“请对我们的接待工作留下宝贵意见”，“欢迎下次再来”“有事请联系”“请您把东西带好”“以后常联系”“您走好”等。在应当向来访者表示感谢的时候，还要在送别时表示谢意，如说：“谢谢对我们工作的支持”“感谢对我们工作的关心”等。