会场准备包括场内、场外、室内、室外的各种布置和安排工作。室内会场准备工作主要包括会标、会徽、花卉、音响、座位、空气、安检等事项。
（1）会标
包括主会标，即会议的名称，一般为会议全称，有时会议名称过长也可用规范简称，布置在主席台上方；副会标，提示会议主题内容的标语，可视场地实际拟制，一般布置在主席台对面墙上或二层眺台。主会标一般不要标点，副会标可以有标点。会标应庄重大方，一般为宋体或黑体字，红底白字。（2）会徽
即布置在主席台正面幕布上的标志。党的会议挂党徽，团的会议挂团微，政协会议挂全国政协徽章，军队会议挂军徽，人大会议挂国徽。会徽下面斜插8～10面带金星、金穗的红旗。此外也可挂校徽、公司徽标等。
（3）花卉
有的会场一定要布置适当的花卉。一般在主席台幕布下布置比较高大的绿色植物，如松树、凤尾竹、元宝树等。在主席台口，要布置鲜花。现在提倡节俭办会，除一些国际性、庆典性会议以外，一般会议可不布置花卉。
（4）音响
音响是举办会议活动的至关重要的环节。代响准备不性，会使会化表由效果大打折扣，如有时讲话人刚要讲请，一声制写的性声发出。让人心的为跳；有时主持人讲到奏《国际歌》，却久久听不见音乐响起，今金场人员不输所措，等等。因此，一定要把会议活动的音响沉制好。变顺物主作人，许以人及主席台前排领导的情况，布置相当数量的麦克风，变考您到会记承各的需要，与音响操作人员搞好衔接配合。现在有些会议活动使用多账体、电子屏幕、表决器、显示器，对这些会议活动的附属设备，要将每演统和配合。保证正常使用。
（5）座位
会场座位的摆法既琐碎麻烦，又必须做好。与会人员共同研讨问息、内容较轻松随意的会议活动，可以摆成回字型、椭圆型、圆桌型的方式。与会人员有级别差距，含指示、授课内容，比较严肃的会议活动，可以设主席台。讲话桌。
主席台排法。同排一般是从中间往两边排，不同排是从前往后依次摆放。领导人的排法，单数的，最高领导放中间，然后按级别依次左右左右顺序依次摆放；双数的，按右左右左顺序依次摆放。
台下会场排法。台下依前后顺序，按方阵办法摆放，每组方阵的宽度，可视会场宽度分二至三个方阵，每个方阵尽量不要太宽。人员顺序，需按级别分的，同排的按级别高低依次从中间往两边排；不同级的从前往后摆放。不需要按级别区分的，可以依照姓氏笔画、单位序列等方法排列。
记者、来宾、工作人员、服务人员则根据需要和可能，在会场辟设专门的座位。
（6）空气
会场不管在室内还是在室外，都要注意到空气的流通和清新，特别是在室内，要注意通风，但风量、风流不能太强；要注意室温，夏天保持24～26℃左右，冬天保持在
22～24℃左右。不管夏天还是冬天，都要提前打开调节室温的空调。室外会场主要考虑天气、阳光、温度、风力等方面的因素。
（7）安检
因特味保密和安全需要，有些重要会议活动，在举行会议活动前，要请保密安全部门对会议活动场所进行保密检查；请公安部门进行防爆检查；请消防部门进行防火检查；有必要时还要由公安部门对会议活动周边地区社情进行调查了解，制订相应安保措施。对一般会议活动，这些安检工作则可以不必考虑。