（1）规模适当
举行会议活动，不是规模越大，效果越好。规模与效果不是总成正比。举办会议活动规模要从实际出发，有些会议活动规模很小可以达到目的，就可以小一点；有的会议活动为了参加面的群众性、广泛性或起到轰动性效应，也可以超出常规，扩大规模。
（2）规格得体
规格指参加会议活动人员的身份。通常情况下，规格高一点，宣传效果就强点，人气指数就高一点，社会效益也会好一些。举办会议活动的规格要得体：比如省级单位举行一个一般的会议活动，就不要邀请国际政要、党和国家领导人；地市举行一般的会议活动更不要轻易邀请党和国家领导人。
（3）时间紧凑
举办会议活动必须在时间上狠下工夫。一是要测算总的时间，统筹安排，进行总量控制；二是要压缩不必要的议程，减少各项会议活动时间；三是搞好各项会议活动衔接，不要留太大空当。
（4）安排有序
安排有序是举办会议活动最基本的要求，也是很难做到至善至美程度的环节。安排有序的办法：一是统筹法，对所有的任务、时间、议程、日程、人员、车辆、物资、费用等进行全面统筹，科学合理安排；二是流程法，把举办会议活动的各项工作任务、完成时限、责任人等内容，制作成工作流程图，通过“按图索骥”，指挥工作进程；三是责任制，把各项工作任务分别交给有关单位人员，明确责任、权力、义务、奖惩等，做到“岗岗有人，人人有责，责责落实”。