批复是专用于答复下级机关请示事项的文种。通常情况下，下级呈来“请示”，上级就要及时“批复”。但有时上级并不直接“批复”，而是只作出批示后，将“答复”任务交由其办公部门（厅或室）来完成，由于办公厅（室）也是上级机关的下设部门，与“请示”机关同属一级，故用“函”行文。但在写作这种“函”时，正文开头必须明确交代所答复的意见是“经上级领导同意”的。
值得注意的是，无论“批复”还是“函”，在制作成文件时，都应用“信函格式”与之匹配。函与“信函格式”匹配好理解，但“批复”是典型的下行文，为何与“信函格式”匹配？这是因为下级有“请示”，上级就得“批复”，是属“处理日常事务”性质，故 也用“信函格式”与之配合。