秘书实用文的开头要开宗明义，正文要言之有物、层次分明，结尾要收 束有力。
开头和结尾在文章中占着非常重要的地位，有着特殊的功用，元代乔梦符有“凤头、猪肚、豹尾”之说，明代谢榛也说“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余”。这些都强调了开头和结尾在文章结构中的地位。开头是全篇的起笔，可以起到统领全篇的作用。秘书实用文需要在开头书写导语，开门见山地提出要点，在开端处用极简要的语句说明全文的目的或结论。实用文常用的开头方式有以下几种。
1.主题式
主题式开头在文章开端，以简要文字揭示实用文的主题，引导领导继续阅读。
2.目的式
目的式开头对撰写的理由、目的做简明的交代，以帮助领导理解实用文的内容。请示、报告一般写明理由，指示、决定、批复一般说明根据，规章制度则说明目的。
3.概述式
概述式开头概述一般情况，如总结报告、综合报告，一般先概述某一时间、某一方面工作的基本情况；会议纪要、调查报告，则首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。
4.提问式
提问式开头将文中需要回答的问题在文章开头以提问的方式明确地提出来，可以达到提起注意、开门见山的效果。
除了以上方法，还有阐明观点式、致意式等多种开头方式，在实际应用时，要根据全文内容的表达需要、结构安排的需要来决定。无论使用何种方式开头，实用文都要求开头尽快人题，切忌下笔千言，离题万里。
猪肚－秘书实用文正文
正文是秘书实用文的主体，应当内容完整，详尽得当，语言精练，条理清晰，并且层次分明，段落整齐。
层次，又叫意义段，是实用文思想内容表现的次序。为了说明实用文的主题，需要设若干分观点，用一个层次表述一个分观点，然后安排好各个层次，各个分观点就形成了实用文的主题。实用文的层次实际上是秘书的思路在文章中的体现，文章中先写什么，后写什么，按什么顺序安排内容，才能突出主旨的表达，使文气贯通，都是安排层次要周密考虑的。
每个层次的分观点要具有相对的完整性；层次的划分要前后有序，条理清楚，可以按照事物发展的时间来安排，也可以根据事物的空间来安排，还可以按照事物的功能和特征的主次来安排，按照文章的逻辑关系来安排。段落，是指实用文中能够表达一个完整意思而又相对独立的基本构成单位，即通常所说的自然段，是行文时由于转折、间歇和强调等情况而自然形成的分隔、停顿。
秘书实用文体分段的作用是能够有逻辑性地表现领导的思维过程，反映文章内容的内在逻辑层次，还可以使文章眉目清楚，便于领导把握、理解、思索和回味。