语言是人类交际的工具。书面语言是构成文章的基本要素。由此可知，实用文书的语言就是构成实用文书的基本要素。换句话说，没有语言，就不会有实用文书的出现；而没有好的语言，当然也就不会有好的实用文书出现。
实用文书对语言的要求是准确、通俗、明白、生动、庄重。所谓准确，就是指一词一句，一个概念，一个推理，一个判断，都必须有具体事物，并且有确定的含义。因为，实用文书是务实理事之文，如果语言不准确，语出歧义、指事失实，推理判断有误，主题就得不到正确的表达，文章就达不到预想的效果。所谓通俗，就是指语言要大众化，容易明白，便于理解。从反面说，就是不使用生僻晦涩的字、词，不造欧化的句子，不造绕口的句子，竭力避免关系过于复杂的句子。因为，实用文书的对象主要是社会大众，如果不通俗易懂，就难以被人接受。人们不好接受，效果当然也就无从谈起。所谓明白，就是指语言要清晰，使读者能够明白其意，说什么，写什么，要清清楚楚，让人一看便知。从反面说，就是不绕弯子，不故弄玄虚，不模棱两可，不含糊其辞。所谓生动，就是要精炼，要新鲜，要活泼，要形象。所谓庄重，就是指语气要郑重、严肃，要合乎规范。从反面说，就是不随便，不油滑。因为，实用文书具有管理作用，可以作依凭，可以传信息，可以定规约，所有这些，都是郑重而严肃的事情，因而作为其表达媒介的语言，当然就需要庄重、严肃。否则，就会影响文章应有作用的发挥。当然，这是就实用文书语言的总的情况而言的，并不是无论哪一个具体文种，不管什么具体情况，一律都需如此。事实上，具体到每一个文种，都必然有其所侧重的方面。