【行文】行文是一个法定作者向另一法定作者或自己下属组织机构的发文。行文要注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
【行文关系】由于行文是一个机关给另一个机关或本机关下属组织机构的发文，这一发一收之间必然构成一对行文关系。行文关系的确定，一看隶属关系，向具有被自己领导或指导关系的单位行文为下行文关系，向具有领导或指导自己关系的单位行文为上行文关系，具有平级或不相隶属关系单位之间的行文为平行文关系；二看职权范围，按照职权大小分别适用于不同的行文关系，如职权范围大的单位对职权范围小的单位行文属于下行文；反之，为上行文；而不同职权的单位之间的往来行文显然为平行文。
【行文方向】行文方向是指行文运行的方向，包括上行文、下行文、平行文三种方向。由于方向不同，行文方式也有所区别。
【上行文】上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。在上行文的行文关系上，应注意把握以下四点：
（1）要选准上行文种，即请示、报告和上报的意见。向上级机关报送非法定文种时，如总结、计划、调查报告等，可另加“文件头”。
（2）一般不能越级。
（3）不能交叉向上级党政机关行文请示报告或提出意见。
（4）受双重领导的机关；在向上级请示时，应主送一个上级机关，同时抄送另一个上级机关，不可一并主送。：
【下行文】下行文是上级机关对所属下级组织的行文。在下行文的行文关系上，应注意处理好以下五点：
（1）要选准下行文种，即决定、决议、命令（令）、意见、通知、通报、会议纪要、批复等。机关常用应用文对下不可直接发出，应另加通知为主件，将下发的应用文种作为附件，一并下发。
（2）一般只发直属下级，也可以扩大所属各级。
（3）公布性文件（如公告、公报、通告），凡通过报纸、电台、电视台直接和广大人民群众见面而不另行文的，应视为正式公文。
（4）对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时（例如领导成员的任免、机构的增减、业务上的重要事项等），应当根据需要，抄送另一个它的上级机关。
（5）上级机关不可与下级机关（如市政府与市交通局）联合向基层行文，因为市交通局与市政府不是平行单位，而是市政府所属的一个部门，以市政府名义行文而再加上交通局显然是多此一举。
【平行文】平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。在平行文的行文关系上，应注意把握两点：
（1）要选准平行文种，即“函”“周知性通知”和告知性的“意见”。
（2）平行文在写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。
【行文方式】不同的行文方向，将出现不同的行文方式。
上行文，包括两种方式：
（1）逐级向上行文，即下级机关向上一级机关行文，这是上行文的基本方 式。（2）越级向上行文，即下级机关在特殊、必要的情况下，越过自己的直属上级领导机关向更高的上级机关直至中央行文。
下行文，包括三种方式：
（1）逐级向下行文，即上级机关只行文给自己所属的下一级机关，或者一份文件下发后，要求下级向下层层下发，一级行文一级，直至基层。
（2）多级向下行文，即上级机关向下行文时，同时发给所属下几级机关，免得逐级转发费时，以减少发文层次，提高运转效率。
（3）直达人民群众和社会的行文，即采取直接传达到人民群众的行文方式，有时还采取登报、广播、电视等形式直接公布于社会。
平行文，只存在一种方式，即一个法定作者向另一个法定作者的行文。
【越级行文】新《条例》明确要求不得越级向上级机关行文，尤其不得越级行文请示问题；但因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。所谓“越级”是指越过自己的直接上级领导机关而向更上一级的上级机关行文。所谓“特殊”，主要包括下列一些情形：由于情况十分紧急（如战争、重大灾害等），逐级请示会延误时机给工作带来损失；经多次请示直接上级领导机关，长期拖而不批的重大问题；上下级机关有所争议而无法办理的原则性事宜；上级机关指定越级上报的事项；对直接上级组织严重违法乱纪问题的揭发、检举等。上级机关向下行文，除非特殊需要，也不可越过直接下级组织向更下一级组织行文指挥工作、布置任务、决定事项。
【行文位度】行文位度是指行文对象的定位要准确。对上行文，谁负有办理的职责与权限，就报送给谁，切忌“多头主送”；对下级行文，谁需要知道或办理，就下发给谁，切忌“无的放矢”。
【多头主送】向上级机关请示问题，提请“意见”，只能主送给一个上级机关，不可将两个或两个以上的上级机关一并列为主送，否则，即为“多头主送”。之所以限制多头主送，是因为这种做法不利于公文的准确办理，要么几个上级机关谁也不批，要么谁都批而批示的意见恰恰相反，显然不利于下步工作的进行。俗语说：“拜佛拜一尊，敬香敬一炉。”
【联合行文】联合行文是两个或两个以上的机关、部门联合一起行文。联合行文的基本原则必须是同级，它可以是几个部门联合向上级机关或向下级相应对口部门的行文。也可以是同级机关或者上级机关的某一部门与下一级机关的联合 行文。
【隶属】隶属是指机关、组织之间具有领导与被领导、指导与被指导的关系。不存在这种关系，即不相隶属，如中原石油勘探管理局与郑州市人民政府、天津远洋运输公司与天津铁路分局、河北省唐山市军分区与武警指挥学院、广东经济出版社与广东新华发行集团、河北省交通厅与山东省人民政府、中共北京市委党校与哈尔滨市行政学院等就无隶属关系。
【规范部门行文】新《条例》第十七条规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门行文偏多过滥，势必导致“文山”增高。比如，国家及省、市、县的一些部门，不经政府授权，擅自向下一级政府直接行文，交代任务，布置工作；一些部门的内设机构（如部属的司、厅属的处、局属的科等）越权对外行文，致使政出多门，使下级难以适从。要遇制“文山”，就必须精简文件，而规范部门行文则是要抓住的关键所在。
【函的形式】部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系需行文时，只能以“函的形式”行文。“函的形式”是指公文格式中区别“文种格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
（1）部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。
（2）“信函形式”的格式，请见【信函格式】，它与正式标准的文件格式是截然不同的。这里所讲的“函”是形式，而不是指文种，所以在具体使用时，不要把“函的形式”与作为文种的“函”混为一谈。至于“函的形式”所使用的文件，“应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种”。