秘书实用文体的主题形成，往往是“意在笔先”，即根据撰写目的而确定，根据撰写目的搜集材料、占有材料和选择材料，根据撰写目的确定文体。秘书实用文体对主题的要求是：正确、鲜明、集中、深刻。
1.正确
主题正确是撰写实用文的基本要求。所谓正确，是指确立的主题符合党和国家的路线、方针、政策、法令、法规；符合客观事物的发展规律，反映出客观事物的本质和内部联系。实用文大多是为了宣传企事业单位的计划政策、协助领导指导实际工作，如果主题错误，会给企事业单位带来巨大损失。
2.鲜明
主题鲜明是指观点必须明确。赞成什么，反对什么；应该怎样做，不应该怎样做；解决什么问题，如何解决，达到什么目的，都必须态度鲜明，表述得清楚、明白，绝不能模棱两可、含糊其辞。文艺作品所讲究的曲折与含蓄，恰恰为实用文所排斥。为此，就要求秘书具有清醒的头脑，思路清晰、认识敏锐、见解中肯。如果撰写者本人处于似是而非的状态，就不可能写出主题鲜明、思路清晰的实用文。
3.集中
主题集中是指一篇文章只能有一个中心。刘熙载曰：“立意要纯，一而贯摄。”（《艺概·经义概》）就是这个意思；“文主于意，意多乱文”（魏际瑞《伯子论文》）也告诉我们，文章主题不能分散紊乱，只有这样，文章的思想意图才可以突出，才便于读者掌握。实用文是为解决实际问题而写的，要求围绕一个中心把问题说透，要坚持一事一文的原则，不要试图在一篇文章里表述很多意图，也不要在一篇文章里使用许多与主题无关的材料，使主题分散、凌乱。有些综合性的工作总结，虽然要写几件事情，但要抓住事物的主要矛盾，抓住共性，做到重点突出，主题集中。
4.深刻
主题深刻是指文章的主题要有思想深度，要揭示事物的本质及其内部规律。尤其是撰写决定、意见、总结和调查报告等比较重要的实用文，更要求主题深刻，要善于抓住主要矛盾，发掘具有本质性和倾向性的问题，提炼出规律性的认识和可行的措施。要达到这个要求，秘书必须对材料反复思考，深入挖掘，才能独具慧眼，见解独到。元代戴师初说过：“凡作文发意，第一番来者，陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不可用；第三番来者，精意也，方可用之。”如果确立“陈言”和“正语”为主题，那文章的主题就是肤浅的，只有发掘“精意”才能确立深刻的主题。
除了以上要求，实用文的主题还应该做到新颖。虽然实用文的主题不可能随意而定，但也可注重反映时代特征，反映生活中的新人、新事、新经验、新观念，这样可以做到发前人所未发，言前人所未言。