如果说主题是文章的灵魂，材料是文章的血肉，那么，结构就如同文章的骨架。确定了主题，选择好材料以后，就应该考虑如何按照主题的需要去组织安排材料。
结构一词原是建筑学术语，指建筑物的整体布局和内部构造。
清代文学理论家李渔把写作比为“工师之建宅”，“何处建厅，何处开户，栋需何材，梁用何木，必俟成局了然，始可挥斤运斧。”（《闲情偶记》）写文章如同盖房子，确定了建筑目标，有了砖瓦木石等建筑材料，如果没有设计图，不能精心按图施工，那也无法盖成高楼大厦。
现在人们常把文章的结构称为“谋篇布局”，即对文章的开头、转承、铺垫、呼应、过度等进行周密的策划。
主题可以使文章“言之有理”，材料可以使文章“言之有物”，结构则使文章“言之有序”。实用文的结构是将观点、内容与形式进行有机组合的骨架，有了严密的结构才能形成一篇完整的文章。如果没有合理的结构，即使主题正确、深刻，材料丰富、典型，也不能成为一篇好文章。
秘书实用文结构的写作需要遵循以下原则。
1.要服从主题表达需要
主题是文章的灵魂，起着统率作用。不仅选择、使用材料应根据主题需要而定，结构也必须服从主题需要，为表达主题服务，这样才能达到严谨缜密的效果。
2.要迫应不同文种的特点
文章体裁不同，其结构也不同。如诗歌分行分节，戏剧分幕分场，记叙文线索分明，情节完整。而实用文体在长期写作实践和使用过程中，形成了许多比较固定的格式，如公文一般要由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、标题、正文、附件、发文时间、用印、附注、主题词、抄送机关等要素组成；新闻的结构是“倒金字塔”式的。作为秘书，在考虑结构的时候，如果不考虑这些格式要求，写出来的文章就会不伦不类。
3.要恰当地反映客观事物内部的本质联系
文章是现实生活和客观事物的反映，因此，文章的结构必须反映现实生活和客观事物内部的联系和规律，只有这样，文章内容材料的安排才有逻辑性，才能反映文章的主旨，达到行文的目的。记叙性的实用文，如通讯和某些调查报告，需要按事件发生发展的过程或调查过程来安排结构；论说性的实用文，如学术论文，则要通过绪论、本论、结论三大部分来提出问题、分析问题、解决问题；而那些指令性、法规性的公文，则是先说目的意义，再提出具体要求。