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公文文种的作用
2020/9/16 9:00:01     事业编考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新公文格式。

公文文种的作用
不同的公文文种,具有不同的作用。具体表现在:
(一)不同的文种名称,点出了文件的不同性质
如命令(令)、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种,都有一个共同的“令”字,由于“令”字包含指使的意思,又属于使令性的动词,所以,在使用令、命令等作为文种名称时,都具有指令性质;又如通知、通报,都有一个“通”字,“通”即传达的意思,“知”和“报”包含知道的意思,所以在使用通知、通报等作为文种名称时,基本属于告知性、周知性文件;再如纪要,“纪要”即概述其要点的意思,因此纪要属于会议文字记录性的文件,具有明显的记载功能。
(二)不同的文种名称,反映了文件的不同行文方向
例如决定、决议,都有一个“决”字,“决”就是决策的意思,而决策产生于各级机关的首脑核心,决策之后要由下属部门去执行、办理,所以,它们的行文方向必然是自上而下;又如请示这个文种,“请示”二字的含义是请求给予批示,这个含义本身就十分明确地告诉我们,请示的行文方向是自下而上的;再以“意见”为例,“意见”适用于对重要文体提出见解和处理办法,任何一个单位都会在公务活动实践中遇到“重要问题”,因此,在行文方向上就存在着多向性的特点,它不存在哪一方可以使用,哪一方不可以使用的问题,所以反映到“函”上,便产生了对上、对下以及不相隶属机关或单位之间均可使用的多种行文方向。
(三)不同的文种名称,表达了文件的不同目的或要求
如公告、通报、报告,均有一个“告”字,“告”即将事情向人陈述、告知的意思,因此这几个文种的行文目的在于向人们(或组织)周知、告诉某一事项;又如批复这一文种非常明显地告诉我们,行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。
(四)不同的文种名称,揭示了不同文种的各自特点
以公告、报告两个文种为例,虽然它们都有一个“告”字,均属陈述、告知性的文件,但前一个“告”受“公”字的限制,后一个“告”被“报”来修饰,“公”包含公开的意思(更包含代表党和国家的意思),“报”在这里可当作向上级汇报来理解。把“公”与“告联系起来即公开告知,所以公告是面向全社会的告知性文件,它的对象是广大人民群众及各个单位;而“报”与“告”联系起来,是向上级汇报、陈述,所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告,虽同属上行文,但“请示”这个名称是请求给予批示,“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况,从两个文种含义的趋向来看均属向上,这是相同的,但一个对上有肯定性的要求,由此会引出复文,另一个对上则没有肯定性的要求,不会引出复文。所以,它们又是两个不同性质的文种;决定、决议同属一类,都是决策性文种,但一个是“”,一个是“定”,“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过“定”是制定的意思,制定决策的形式是多种多样的,有的是经过会议讨论通过的,也有的是某一机关、组织根据工作的实际需要直接制定的。
综上所述,文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此,在拟制公文时,一定要注意准确地选用文种,如果文种名称的确定和使用不当,可能会发生越权的错误,或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见,正确使用文种是一件很严肃的事情,必须引起高度重视。

(编辑:admin)

标签:公文格式 公文范文 公文基础
 
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