不同的公文文种，具有不同的作用。具体表现在:
（一）不同的文种名称，点出了文件的不同性质
如命令（令）、通缉令、嘉奖令、惩戒令等文种，都有一个共同的“令”字，由于“令”字包含指使的意思，又属于使令性的动词，所以，在使用令、命令等作为文种名称时，都具有指令性质；又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含知道的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件；再如纪要，“纪要”即概述其要点的意思，因此纪要属于会议文字记录性的文件，具有明显的记载功能。
（二）不同的文种名称，反映了文件的不同行文方向
例如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关的首脑核心，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以，它们的行文方向必然是自上而下；又如请示这个文种，“请示”二字的含义是请求给予批示，这个含义本身就十分明确地告诉我们，请示的行文方向是自下而上的；再以“意见”为例，“意见”适用于对重要文体提出见解和处理办法，任何一个单位都会在公务活动实践中遇到“重要问题”，因此，在行文方向上就存在着多向性的特点，它不存在哪一方可以使用，哪一方不可以使用的问题，所以反映到“函”上，便产生了对上、对下以及不相隶属机关或单位之间均可使用的多种行文方向。
（三）不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求
如公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因此这几个文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项；又如批复这一文种非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。
（四）不同的文种名称，揭示了不同文种的各自特点
以公告、报告两个文种为例，虽然它们都有一个“告”字，均属陈述、告知性的文件，但前一个“告”受“公”字的限制，后一个“告”被“报”来修饰，“公”包含公开的意思（更包含代表党和国家的意思），“报”在这里可当作向上级汇报来理解。把“公”与“告联系起来即公开告知，所以公告是面向全社会的告知性文件，它的对象是广大人民群众及各个单位；而“报”与“告”联系起来，是向上级汇报、陈述，所以它是面向上级的陈述性文件。又如请示、报告，虽同属上行文，但“请示”这个名称是请求给予批示，“报告”的含义是向上级汇报、陈述情况，从两个文种含义的趋向来看均属向上，这是相同的，但一个对上有肯定性的要求，由此会引出复文，另一个对上则没有肯定性的要求，不会引出复文。所以，它们又是两个不同性质的文种；决定、决议同属一类，都是决策性文种，但一个是“”，一个是“定”，“议”说明此文所决策的问题是经过会议集体讨论通过“定”是制定的意思，制定决策的形式是多种多样的，有的是经过会议讨论通过的，也有的是某一机关、组织根据工作的实际需要直接制定的。
综上所述，文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用。正因为如此，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者是给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情，必须引起高度重视。