上行文应当标注签发人姓名，体现机关负责人应当对所签发的公文负责。标注签发人应注意两点:一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。
签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人，发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm
签发人标注上存在的主要问题有:一是按照法规规定，上行文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。二是多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。三是有些机关上行的“请示”“报告”应标注签发人的，但没有标注。四是签发人的标注不规范:联合行文时，“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行，但有些机关的公文却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行；签发人姓名不用体字标注而使用黑体字或宋体字等。版头中的分隔线。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线，共高度一般不小于0.5mm。