一~知识链接
（一）人事档案的定义及属性
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、政审、准生证、出国、办理退休手续等都要用到个人的人事档案。
人事档案具有以下五个属性:
第一，人事档案是以个人为立卷单位的。
第二，人事档案是组织上在了解人、使用人的过程中形成的，是经组织认可的个人材料。第三，人事档案是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，是一个人本来面貌的客观反映。
第四，人事档案是手续完备，具有使用价值和保存价值的个人资料。
第五，人事档案是各级各单位的人事部门（泛指组织部门、干部部门劳资部门等一切管理人员的部门）集中统一保管的保密的个人材料。
（二）人事档案管理工作的内容
人事档案管理工作包括确定人事档案材料的内容、人事档案的收集和归档、鉴别整理、保管、利用、接收和转递六个方面。
1.确定人事档案材料的内容
根据《干部档案工作条例》第三章第十条规定，干部档案分为正本和副本，正本包括以下十类内容:
（1）履历材料；
（2）自传材料
（3）鉴定、考核、考察材料；人事档案管理（4）学历和评聘专业技术职务（包括学历、位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
（5）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
（6）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（7）奖励材料（包括科学技术和业务奖励英雄模范先进事迹）；
（8）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
（9）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、国退（离）休退职材料及各种代表会议登记表等材料；
（10）其他可供组织上参考的材料。
2.人事档案的收集和归档
人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，是人事档案工作的前提和基础，解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。
根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或当事人收集入档材料，并及时归档。在人事档案管理过程中，应及时将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断完善补充，做好零散材料的收集归档工作。同时要建立健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。
3.人事档案的鉴别和整理
人事档案的鉴别是按照一定的原则和规定，对收集的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。人事档案材料必须经过认真鉴别，符合真实准确、完整齐全、规范精炼、观点鲜明、手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的、且符合归档条件的材料；而对于不符合归档要求的材料可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。
人事档案的整理包括分类、排序、编目、复制加工和装订入库五个环节，整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该是完整、真实、条理、精炼和实用的。
4.人事档案的保管
人事档案的保管指根据档案成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料完整、防止人事档案材料自然或人为的损坏、延长人事档案的寿命。人事档案的保管要做到“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
防火——要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消火器材，在条件允许的情况下应安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。
防水——要求库房所处的地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地方，位于较有利的防洪地段。
防潮—与库房温、湿度尤其是温、湿度控制密切相关，每天掌握库房的温、湿度变化，档案室温度一般控制在14~24度，相对湿度为50％~65％。
防霉——与防潮密切相关，要求对档案材料定期进行检查并防止防霉药品。
防虫库房内严禁堆放任何杂物，定期施放杀虫、驱虫药物，并根据药效时限适时更换。每月翻动橱内档案两次，查看虫害档案情况，一旦发现要立即采取措施，防止蔓延。防光—要求库房尽可能封闭，若有窗户尽可能小些，并安装磨砂玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘，尽量遮蔽户外日光中的紫外线照射。照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡，不允许使用日光灯（荧光灯）
防尘—要求装具的封闭性好，并须对库房装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。
防盗—要求库房门窗坚固，进出库房时随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。
5.人事档案的利用
人事档案的利用是根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的服务的一种工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。收为用，整为用，管为用，人事档案的一切工作都是为了利用。
根据有关部门的规定，凡因入党、入团、升学、参军、提干、招工、出国等进行政治审查，要了解其父母或亲属情况的，一般不能查阅人事档案，只能由人事档案部门按上述文件规定的内容，写出有关情况的证明材料。复制人事档案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。
此外，注意处理好利用和保密的关系。在符合保密规定的前提下，最大限度地提供利用。要求健全切合实际的规章制度，明确规定利用的范围、手续和注意事项，有章可循，照章办事。
6.人事档案的接收和转递
人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工作提供服务，是丰富充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必要手段。
员工入职后，应及时到人力资源部办理档案调入手续，人事档案管理人员收到档案后应及时登记。员工调入或离职后，人事档案管理人员要及时办理档案转递手续。人事档案在转递过程中，应遵循及时，准确、安全和完整的原则。
（1）及时。为避免发生“有人无档”或有档无人”现象，人事档案必须随当事人工作调动而及时转递。《干部档案工作条例》第八章第三十三条规定:“干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位”《企业职工档案管理工作规定》第六章第十八条规定:“企业职工调动辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。”这就要求人力资源部门和人事档案管理部门密切合作相互衔接。人力资源部门在员工异动的决定和通知下达后，应及时抄送或通知人事档案管理部门，以便续填职务变更登记表和转递人事档案。
（2）准确。转递人事档案必须以任免文件调动通知为依据，在确知有关人员新的主管单位有，直接将人事档案转至该人新的主管单位。不要把人事档案转到非人事主管单位的上级或下级机关，更不能盲目外转。
（3）安全。人事档案转递工作要确保人事档材料的绝对安全，杜绝失密、泄密和丢尖现象。转递人事档案只能用机密件通过机要交通转递，也可由转出单位或接收单位派专人送取，不准本人自带（个别情况下经接收单位同意可密封自取），不得以平信、挂号、包裹等形式公开邮寄。凡转递人事档案，档案袋必须密封并加盖密封章，详细填写统一的“人事档案转递通知单”，确保其绝对安全。
（4）完整。人事档案必须一次性转出，禁止分批。