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发文机关的印章是其权力的标志，公文上的印章是公文的生效标识。按照新《条例》的规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。公文加盖的印章在数量、内容与顺序上，一般应当与发文机关标志、公文标题中的发文机关名称及发文机关署名一致无误。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。应盖印而未盖印的公文，应视为无效。
《中华人民共和国刑法》第二百八十条对公文及印章都有相关规定:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑。”为了保证公文盖印的严肃性，避免给犯罪分子留下可乘之机，新《格式》对公文盖印做了许多新规定。
（一）公文盖印的位置
公文盖印的位置因发文机关数量的不同而有所区别。
1.单一机关发文盖印
发文机关署名居中标注在成文日期上一行，成文日期最后一字距右版心空4字距离。印章采用下套形式，端正、居中下压发文机关署名与成文日期，印章的上边缘距正文（或附件说明）的距离应在1行之内（即0mm之内），以防止空白过大被私加内容、伪造公文:印章的下边缘与成文日期下边相切。这样一来，印章的上、下、右侧都有了限制。
2.联合行文盖印
联合行文时，要将各发文机关名按照发文机关标志的先后顺序排列，并将印章一一对应，使其居中、端正地下压发文机关署名，最后一个印章要下压发文机关署名和成文日期（成文日期最后一字亦距右版心空4字距离）。每排最多排3个印章，印章之间排列整齐、互不相交或相切，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）1行之内。
3.加盖签发人签名章
签名章一般用红色，其与公文印章同属公文生效标志。
单一机关发文加盖签名章时，要在正文（或附件说明）下空2行右空4字处加盖签名章，签名章左空2字标注签发人职务全称，以签名章为准上下居中排布。在签名章下空1行右空4字标注成文日期。
联合行文加盖签名章时，应依照上法先标注主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章:签发人职务应当标注全称。
成文日期标注方法同上。
4.不盖印公文的下款
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关名首字右移2字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先标注主办机关署名，其余发文机关名要与主办机关上下对齐，依次向下排列。成文日期标注在发文机关署名的下一行。
（二）公文盖印的要求
公文盖印的位置虽有不同，但要求却是共同的:
（1）位置固定。印章统一采用下套盖印法，印章上弧边缘距正文或附件说明的最后一行文字的距离总在1行之内，成文日期距右版心空4字。
（2）不留空白印章。印章须与正文同处一个页面且有所限制。
（3）主辅有序。主办机关印章必须始终在前。
（4）联合行文盖印不可相相切，最后印章压成文日期。
（5）印章须用红色、盖印须端正清晰。
分析公文盖印的规定，既有清美观方面的考虑，更出于杜绝空白印章、防止造假的需要。空白印章就是印在空白纸上、没有其他要素约制的印章。在现代印刷条件下，空白印章可以作为印模直接用于制版。公文上如果出现空白印章，就会给伪造公章、伪造公文的犯罪行为提供便利条件。因此，加盖印章要千方百计杜绝空白。