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拟写提纲，安排结构
提纲是写作的“路标”，是整个文件的框架，犹如盖房子用的“图纸”。因此在收集材料调查研究的基础上，要草拟出一个写作提纲，把文件的内容要点勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，避免半路返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯及写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分作几层意思等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲一般包括以下几部分:（一）公文的标题；（二）公文的开头；（三）表述层次及论点、论据、字数安排；（四）衔接、转换、呼应。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上过多推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲另当别论。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点基本结构和层次，都是在拟写提纲的过程中逐步明确起来的。
撰写重要的领导指导性文件，在拟好初步提纲以后，可以召集定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲更臻完善。由起草小组或两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
二、撰写初稿，征求意见
列出提纲，结构安排好后，就可以着手起草了。草拟公文要根据公文内容、文种格式、行文对象、行文规则和写作要求按照提纲所列顺序，紧扣主题来写作。撰写时要注意两点:
（一）要注意观点鲜明，材料得当
也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务，运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。如果只讲观点没有实际材料、就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文意图。特别是工作报告和情况汇报、经验介绍等一类的文件，需要既有观点，又有材料。观点和材料的关系，如同骨头和肌肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。例如，阐明某项方针、政策的指示和意见，往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明应当怎样去做，会有什么好处指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己意图的可行性和必要性，就需要恰当地运用一些具体材料说明一定的道理。再比如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍、都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或以生动的事实进行表彰、宣传或教育、警戒的目的。这样写出的文件有理有据，能使人感到生动真实、乐于信服。