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机关文书工作管理的基本内容是什么
2019/11/8 8:43:14     事业单位考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新机关技巧。

机关文书工作管理的基本内容是什么
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从机关文书工作本身的业务来看,机关文书工作管理的内容主要有以下三个方面:
(一)公文形成过程中的管理
包括:草拟文稿、审核文稿、签发、缮印、用印、封发等。这一阶段的管理,其任务是确保公文的质量。主要是把好三关:一是把好内容关。即在内容上审核是否符合党和国家的有关规定,所涉及的法律问题和政策性问题有无确切依据,所提措施和办法是否具有可操作性,观点和提法是否正确,是否确切反映了领导的意图,所述事例和情况是否很全面、确实等等。二是把好体例格式关。即检查公文在体例上是否符合行文规则,文种的使用是否准确,格式是否规范等等三是把好文字关。即对文字进行润色、修改,使其文字简练,条理清楚,表述贴切,结构严谨,名称、术语、引文、数据准确无误,遣词造句、标点符号符合语法规范等等。
(二)公文处理过程的管理
包括:收文登记、拟办、批办、承办、催办、办复等。这一管理过程主要是确保公文办理的效率:一是了解核实情况,掌握政策依据,保证拟办意见的有效性,为领导决策提供参考。二是及时传递,加强催办,保证公文及时办复三是严密跟踪,有效控制,保证公文的安全运行。
(三)公文归档过程的管理
包括:平时归卷、立卷、保管、利用和归档等。这一阶段的管理主要是确保归档文件的完整性和安全性,并能为领导决策和本部门的业务工作提供有效的信息服务。
从机关文书工作管理的组织实施来看,还应包括对文书工作的主体即有关人员的管理、对文书工作所需资金的管理、对应用于文书工作的有关办公设备的管理等等。这些内容体现了文书工作管理与其他管理的共性,可以大量地借鉴其他管理领域所取得的成功经验
从科学化管理的要求来看,机关文书工作管理还可包括以下内容:
(一)合理的组织
建立一个高效率、高效能的管理组织是文书工作科学管理的重要内容之一。文书处理是一个较大的系统,其内部涉及到各个环节的有机衔接,其外部可延伸到各个行文对象。文书工作的管理是靠各级文书部门来共同实施的,各级文书部门必须围绕文书工作管理的宗旨来建设和调整,以确保文书工作的顺利进行。各级组织的设置是否合理,是以管理效率和管
理效能的高低为衡量标准的,具体可以从岗位、人员、机构三个方面来考虑:(1)岗位的设置应与文书处理的程序相适应使各岗位的组合形成环环相扣、紧密衔接的流水操作线。既要
防止因环节过多而影响工作效率,又要防止因环节的脱节而造成组织不严。(2)人员的配备和分工应与岗位的职责要求相适应,使每个人在各自的岗位上尽心尽责,各展其能。由于各
岗位的业务要求不同、职责不同,对人员的素质要求(包括心理素质、个人特长、文化程度等)应因岗而宜在人员分工上既
要考虑到人员的素质状况,又要考到工作量的相对平衡,使工作线始终保持均衡、畅通。(3)机构的设置应与机关领导和业务工作的需要相适应。文秘部门的主要工作职责是为领导当
好参谋、助手,因此,文秘部门的机构设置首先应考虑为领导决策服务的方便。目前,各级机关文书部门的设置不尽相同,
以省级政府办公厅的内部设置为例,有的省市是将文电处理与公文办理分开,设立一个文电处和若干个办文业务处。由文电处负责文电的收、发、转、传、催,以及文稿校核、印章管理等
工作;由各业务处室负责公文的办理,业务处室的设置基本上与领导的分工相对应。有的省市是将上述工作都由秘书处一个处室来办理,办文工作由几个人组成的办文组承担这两种机构设置各有利弊:前者在为领导服务方面比较方便,业务上较有利于办文人员向专业化方面发展;但容易取代职能部门的作用,在办理部门职能之间有内容交叉的公文时容易产生矛盾或偏颇。后者机构比较精干,办文时较容易统筹兼顾,有利于从全局考虑问题,但文件多时容易形成瓶颈。当然,这两种设置都可以通过发挥职能部门的作用来加以调节,弥补各自的不足。由于文书工作不是机关内某一机构能单独完成的专门业务工作,它是作为机关行使职权处理工作的一种手段为机关领导和业务工作服务的。因此有的机关采取集中形式,即机关的全部文书工作除文件的承办外,其他环节的工作都集中由办公部门统一处理。有的采取分工形式即机关的全部文书工作由机关的办公部门和机关的业务部门共同承担。但一个机关究竟应该采取何种文书工作组织形式,除了考虑领导使用的方便外,更重要的是要根据机关的职权、业务范围大小、机关的人员编制、机关的文书工作量等情况来确定,以能高效率、高质量地完成任务、方便工作为原则。
(二)科学的方法
要确保文书处理系统的正常运转,科学的管理方法十分重要。现代管理中有许多基本原理和技术可以运用到文书工作中去。其中比较重要的是以下几个方面:(1)管理工作标准化即在调查研究和科学分析的基础上,制订各项工作的规范和标准,做到事事有章可循,有标准可查标准不明确,必然职责不分,管理混乱;标准明确,人人遵守,才能实现有效管理。(2)管理工作信息化。即重视信息在管理工作中的作用,通过信息反馈进行动态管理。尤其是党政机关的文书工作,是直接为领导决策服务的,要求信息处理准确、及时,从而为领导的正确决策提供客观依据。(3)管理工作定量化。就是根据收集到的大量信息,运用先进的数学方法,进行定性和定量的分析与评价,以达到最优化的管理。
(三)先进的手段
文书工作管理的科学化,必须应用大量的信息处理、控制与监督、科学的预测技术等知识,而这些知识必须借助现代化的管理手段来实现应当根据实际条件,尽可能地应用现代办公手段,并最大限度地发挥其效用,以改变落后、迟缓的手工

(编辑:admin)

标签:机关文书 机关文书技巧 机关写作
 
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