承办人员对已经办理结案的文件要向交办机关（一般指办公部门）报送结案报告，并做好注办工作。所谓注办，就是承办人员把文件的处理结果在文件的适当位置（比如在文尾或公文处理单上）作简要注明。如果是行文答复的，则应注明行文的文号。如果是用其他方式答复的，则应注明答复的时间、地点、交办的人员及主要内容四个方面的情况，并签署承办人姓名及日期。注办是为以后的收集归卷工作做准备，以便于日后检索和利用。