发文机关标志即人们通常所说的“红头”，是公文的非常重要的格式要素之一，它直接体现着发文机关的权威性，也是公文严肃性和庄重性的具体体现。对此，应当注意把握如下各点：
一、根据《党政机关公文处理工作条例》的规定：“发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加‘文件＇二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。”
二、值得注意的是，对于发文机关标志称谓的变化，原来的公文法规，党的机关称为“版头”，国家行政机关称为“发文机关标识”，存在着不一致的情况，《党政机关公文处理工作条例》将其统一称为“发文机关标志”。
三、发文机关全称应当以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应当由该机关的上级机关决定，当然也有由本机关自定的，但一定要明文告知其他相关的机关，而不能只是自己使用别人并不知晓。
四、需要注意的是，以前党的机关公文版头曾经有发文机关全称或者规范化简称后面加“××”发布形式，用于各级党委通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。《党政机关公文处理工作条例》中已经将此种版式取消，不宜再用。这样做也有利于党政机关发文机关标志的规范与统一。
五、《党政机关公文格式》中规定，发文机关标志推荐使用小标宋体字，这是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑体等都带有某些书法艺术的成分，不适合标注党政机关。关于发文机关标志的字号，应当以不大于上级机关为原则自行酌定，但不能超过22mm（长）×15mm（宽）。
六、在具体排布位置上，发文机关标志如果文字较少，要尽量拉宽字间距，如果文字较多，则要尽量缩小字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。
七、值得注意的是，与原来相比，发文机关标志的位置有了变化，原规定发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离则为80mm，这样规定就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时需要两种不同留白格式的红头纸，显得很麻烦。《党政机关公文格式》规定无论上行文下行文还是平行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离统一规定为35mm。35mm就是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。
八、对于联合行文，发文机关标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。如果需要同时标注联署发文机关时，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。