文件准备包括会议文件准备、会务文件准备、参阅文件准备、典型材料等四大类文件。
（1）会议文件
指会议活动的正式文件，如会议报告、领导讲话、决议草案、决定草案、选举办法、预备选举人名单等等，这些文件必须在会前准备好，并需要在会前经过一定程序初步确认后，才能拿到会议上来。
（2）会务文件
是保证会议活动正常运转的文件，如分组名单、会议通知、主持词、会议须知、服务指南、保密规定，以及车证、出席证、列席证、来宾证、工作证，重要会议的会务文件还包括会议流程、会议文件制发程序、与会人员规则、工作人员规则等。会务文件一般不需要经过正式会议或法律程序通过，只要大会秘书长或有关领导批准即可。
（3）参阅文件
指与会议活动有关、有益于会议活动效果、具有参考性、启发性的文件。如会议讨论本省市经济运行情况，可向会议提供外省市当期经济运行的情况，以备领导讨论时参阅。向会议提供参阅材料，要本着“有需求、少而精”的原则。
（4）其他相关材料
有些会议，除了会议正式材料外，还要有一些非正式的相关材料，如企业宣传材料，主要是参会单位自带的。这些典型材料应当单独排序，不宜与正式会议文件混合排列。