书面语言和口头语言是办公室人际关系中最常见、最有效和最需要的交际方式。口头语言和书面语言两者关系密切。口头语言是书面语言的基础，而没有书面语言作为规范，口头语言的发展会受到很大的制约。相对来说，书面语言更适用于正式场合的人际交往。
1.机关人员在使用书面语言时，要注意以下几点
（1）观点明确，中心突出。
（2）条理清晰，结构合理。
（3）用词准确，简洁明了。
（4）语气准确。
（5）书写工整。
2.机关人员在运用口头语言进行交往时，要注意以下几个问题
（1）创造良好的面谈氛围。机关人员在人际交往中要创造良好的开始气氛。礼貌待人，说话要真诚友好。
（2）表达要明确。中心突出，条理清晰，言语简洁，口齿清楚。
（3）口语力求通俗易懂。采用口语句法，适当使用专门术语。
（4）说话忌平淡，应有声有色。注意言语的节奏、长短和停顿。
（5）以听者为主体，不要以自我为中心。应考虑听者的接受能力、实际需要、性格和心情等因素，根据这些因素的不同，来选择语言表达的形式和内容。同时，还要注意留给他人发言的机会，留给他人思考的余地。
（6）在不同场合说话时，注意环境对说话的要求和影响。时间、地点都是交际环境的一部分，都会对交往对象的情绪产生一定的影响。
（7）要言而有信。如果言而无信，说话就会没有分量。