在确定领导同志参加某项活动之后，值班人员要及早同有关部门联系，做好领导参加活动的各项准备工作。
首先，要确定领导活动具体方案。包括：领导同志到达的时间、地点，是否安排休息和就餐，是否听取活动情况汇报，是否有会见、合影等礼仪性安排等。总之，这个活动方案应包括领导同志出席该项活动的每个细节。
其次，要准备尽量详细的活动资料。如活动的背景、活动的规模、人数。如果领导参加的是座谈会，就应将参加座谈会的人员情况、发言题目甚至发言提纲等送领导同志阅知，使领导做到心中有数。
第三，要召开各有关单位的协调会。具体活动方案经领导同意后，要根据需要召开有关单位负责人参加的协调会，对各项准备工作进行落实并检查。在协调会上，活动主办单位要介绍活动组织工作的落实情况，提出尚需落实的工作及问题协商解决。最后，还要在活动挙办前夕，对此项活动的日程、程序、方式等具体细节逐项检查落实，包括对行车路线的确定、活动场所的现场勘察、相关设备的测试等。