机关领导约见时怎样做好有关服务工作
接待人员将来访者引见给领导后,在双方落座并上好茶水(或其他饮料)后,接待人员要退出,并在领导办公室外或会客室附近做好服务工作。在领导与来访者会见过程中,除非领导有特殊要求,接待人员一般不能贸然进人会客地点。因为大多数领导不喜欢在他与别人商量事情时有人来打扰他。有的领导比较宽容和随和,但对别人中断他的工作的容忍程度也是有一定限度的。接待人员必须了解本单位领导的性格,判断在领导会客期间是否可以打断他的会谈;当对自己的判断感到无把握时,最好不要去打断领导的工作。一般来说,以下几种情况下可以直接进入会谈地点,打断领导的会谈:
(1)领导事先要求接待人员,在适当时间进来提醒领导前去开会来中断会见,或用接听电话等方式来中断会见。
(2)接待人员接到紧急通知,必须立即交给领导。进入领导办公室应先敲门,拉开门后要先说声:“对不起,打扰一下。”然后轻轻地进入办公室,把通知交给领导或放在领导面前。除非必须等待即刻答复,否则应尽快退出办公室。退出时务必再次致歉:“对不起,打扰了。”
(3)在领导与来访者会谈时,遇有电话找领导,应尽量不打扰领导。如果来电话者提出的事情不很重要,接待人员可以让对方过一会儿再打过来;
也可让对方留言并留下电话号码,然后由领导给对方回电;若是对方的问题很简单,接待人员完全可以答复或帮助对方解决,则可以先答复、解决后,再报告领导。如果来电话者有很重要的或很紧急的事情,接待人员可以把来电者的姓名及来电内容写在便条上,交给正在会谈的领导,并等待指示。领导会根据情况决定亲自复电还是交由接待人员处理。
(4)在领导与来访者会谈时,遇有电话找来访客人的,接待人员要让对方留言或把来电者的电话号码留下,并记下来电时间,待会谈结束后交给来访客人,以便客人回复。如果对方有急事并坚持让来访客人听电话,接待人员则要把情况通知给客人。进入办公室或会议室时,要对打断会谈表示歉意,然后向来访客人通报来电者的姓名和事由,并征询客人是否愿意去接这个电话。如果来访客人表示不去接电话,则由接待人员把客人的意思转告给来电者,同时向对方索要电话号码,待会谈结束后转交给来访者。