1.接待上级工作组的技巧
接待上级工作组，既是树好单位形象的需要，也是扩大单位好形象的目的。在这方面，只要上级工作组不是来暗访的，机关秘书都应该：
（1）充分准备，迎接工作组的到来。一般应把握好以下四点：
①迎接的准备。如果工作组是乘公共交通车辆前来，应弄清准确的到站时间，提前派人接站，原则上接站的人至少要比工作组到站的时间提前20分钟；如果工作组是自驾车辆，那就提前派人前往指定或者约定的地点等候，原则上至少也应提前30分钟以上，因为自驾车辆的具体抵达时间往往很难确定；如果工作组的抵达时间一时无法确定，那就安排专人前往便于观察的地点等候，以便随时告知。
②接待的准备。主要是指食宿的安排。工作组的饮食如有特殊要求的，要预先向招待所详细说明；工作组的住处房间要作认真细致的检查，包括：被褥是否干净，门窗是否安全，环境是否清静，茶具、洁具等是否卫生、齐全，电话线路是否通畅，等等，发现有不周到的地方，立刻解决。③工作的准备。具体有两大内容：一是成立相应的陪同小组，其人选安排要对等，原则上是一把手来，就得让一把手去陪同；人选要全面，也就是写的、说的、干的等各色人选大致都搭配好，以免出现临时梗阻。二是通知下属相关单位做好迎接或配合工作的准备。
④材料的准备。即准备好汇报材料，一般有全面或者某一个局部工作的情况材料两种，具体应根据工作组的要求而定。材料原则上要求真实、具体、细致，有理有据，层次清楚，合乎逻辑。
（2）主动配合，协助工作组开展工作。这方面的工作主要有：
①列出详细的工作日程表。根据工作组的意见及其工作时间、地点、所涉及人员、工作的具体内容等，列出一张详细的工作日程表，并复印、分发给有关领导、工作人员、相关单位。
②做好专项汇报。要根据工作组的意见，依据事先准备好的有关材料，向工作组进行针对性的专项汇报。汇报的材料要求真实、具体、细致，有理有据，层次清楚，合乎逻辑，详略得当；汇报的语气则要平和、诚恳、中正；汇报的时间依据工作组的要求而定。
③积极配合工作组开展工作。不管单位或机关秘书本人对工作组的工作内容理不理解，作为下级，对工作组的各项工作都应积极配合。配合的内容主要为：及时督促、检查各项准备工作；与工作组成员保持密切联系；及时、周到地处理和解决工作组所提出的各种问题，一时确实解决不了的，则应主动说明原因，求得理解和谅解；积极提供工作组所需要的相关资料；努力为工作组的工作提供一切力所能及的方便等。
④认真听取并落实好工作组的各项意见。在工作组完成任务之后，机关秘书应主动与工作组取得联系，认真听取并充分尊重工作组的各项意见，能落实的，应迅速贯彻执行；一时落实不了的，先及时表态，事后则根据工作组的意见，将落实情况及时向工作组作出书面或者电话反馈。切忌置之不理或阳奉阴违，更不能坚持己见。
（3）善始善终，及时向工作组反馈。这方面的工作主要有：
①一如既往地做好结束时的送行工作。其中的规格、方法、礼节等，均与接待时相同。工作组离开后，要立即打电话给其上级机关或工作组要去的下一站，以便别的部门安排或接待。
②及时做好工作总结。这项总结包括两项内容：一是本次接待工作组的接待工作总结；二是结合工作组的到来情况，对本单位的全盘工作适时做一次全面总结。总结的目的是寻找经验，吸取教训，以求工作上的稳步提高。
③适时反馈。根据工作组的有关意见，在适当的时间内，将落实或者对照的情况向工作组所在机关或者工作组的主要成员作出反馈。反馈可以是书面的，也可以是口头或者电话形式，反馈的目的则是求得理解和谅 解。
2.误拆领导私人信件后的弥补技巧
机关秘书误拆领导的私人信件一般有两个原因。一是自己主观上工作不认真、不细心，习惯上见信即拆，结果造成误会。二是客观上来信书写得不规范，如将私信的收件人写成公务机关名称等；英文信件一般都要求在信封上标明“PRIVATE MAIL（私人邮件）”，或打上“PERSONAL MAIL”的标记。但不管是属于哪一种情况，误拆私信都是收信者本人所不愿意的。
万一碰上这种情况，建议机关秘书参考下述做法处理：
（1）发现误拆后，立即停止阅读，并保证不把已经读到的内容告诉给任何人。
（2）把信纸按原样折叠好。如有附件，也同样折好，一起放回信封内。再另取一张纸，在上面写上“对不起，误拆了”，然后签上自己的姓名，用回形针与原信别在一起，与其他文件一起放入领导的办公室，或直接交给收信的领导本人，并当面向领导致款（如有外人在场时，则不应急于道歉，而应事后再另找机会致歉）。注意：千万不能将这封信单独直接放入领导的办公室中，那往往会加大事情的严重性。
（3）如果因为误拆领导的私信而被领导训斥，秘书原则上只宜承受，因为这毕竟是自己的过错；一般不应作任何申辩。
（4）为了防止这类可能出现的尴尬，机关秘书平时应养成以下良好习惯：①学会区分公私信件。一般而言，公务信件通常用的都是单位的专用信封，而私人信件则多是普通的市售信封。②留意领导的私交圈子。注意从平时的往来信件中发现领导的亲友私交圈子，这样，一般也就不容易误拆。③拿不准的及时请领导斟酌。对于有些确实无法区别出来的公信或者私信，不妨直接交给领导自己去启封。
3.办公室的布置技巧
对于机关秘书来说，办公室不仅是个人的工作场所，同时也是单位的社交场所。工作场所，我们要求的是舒适；社交场所，我们要求的则是要有品位、有单位的文化内涵。所以，学会布置办公室，是机关秘书第一步，也是最基本的必修课。
一般而言，机关秘书布置办公室的要求通常为：
（1）有鲜明的精神特色。办公室的布置不一定要时髦气派，但一定要有精神品位。所谓精神品位，就是要符合所在单位的目标和要求，突出所在单位的精神与文化。比如，常委机关的办公室就要求端庄稳重，所以，桌椅用具的底色都应以庄重的栗色或暗红为主，器具的摆放也应端正，尽可能对称排列；政府机关的办公室则应相对活泼开朗，所以其基色应以原木或米黄色为好，器具的摆放也可以在基本对称的前提下适当讲究艺术性；位居少数民族地区的有关单位，还应突出其民族特色。
（2）有人性品味。现在我们强调“以人为本”，这里所说的“人”，既指本单位员工，也包括外来的宾客。就器具的摆放而言，对本单位员工来说，办公室要舒适，办公用品的使用要顺手、方便；对客人而言，办公室则要整齐而有内涵，让人感觉亲切、新颖而又自在。就办公室的装饰而言，对本单位员工来说，办公室要简洁朴素，相关饰品要有一定的质量层次及与外单位同类产品或服务的可比性；对客人而言，办公室则要在有内涵的基础上同时具备一定的豪华感，让人感觉含蓄而又有实力。就相关标语口号、规章制度、广告语而言，对本单位员工来说，办公室所张贴的标语要有鼓动性、有激励性；对客人而言，办公室所张贴的标语则要有人情味、有亲和力，让人感觉亲切而又振奋。如“今天工作不努力，明天努力找工作”，就给人一股无形的压力与冰冷的寒气，不如改为“今天努力工作，明天工作更好”，则使人感到温暖并产生激情；再如“谁砸单位的牌子，就砸谁的饭碗”，就霸气十足，不啻给人当头一棒，不如改为“单位是我家，关系你我他”，明确、朴实而又有感召力。
（3）清洁安静。这也是选择或布置办公室的第一位要求。清洁是指办公室的小环境而言，安静则是指办公室的大环境而言。清洁除了要求办公室整体上窗明几净，办公室里的每一件物品同样也应该是清洁卫生的。现在有些机关秘书打扫办公室时只管表面光洁，一块抹布擦遍满办公室，对于死角则“眼不见为净”。殊不知办公室里人来人往，进进出出，恰恰也正是各种细菌、病菌最易滋生的地方，所以建议定期消毒，以保大家的健 康安全。
安静不仅是领导与机关秘书办理公务的基本要求，同时也是保持领导与机关秘书心态平和的一种辅助办法。安静首先要求对办公室的地址要合理选择，应相对独立于交通便捷而又与噪声源保持有一定距离的地方；其次要注意好室内各办公空间的合理分隔，既要便于沟通管理，又应避免相互影响。安静还应该与本单位员工的礼仪修养结合起来，使整个机关从整体上形成一种文明、文雅的良好行为习惯。
（4）整齐有序。整齐有序既指物与物之间的协调和谐，也指物与环境、物与人的心态、精神等方面的趋同一致。一般来说，在整个办公室内部空间的安排上，既要注意有效地利用好内部空间，又应便于工作人员行动和联系。通常要求：
①办公桌、椅的样式、大小、质地、颜色应该一致，以体现整齐与平等（领导人如果同室办公，其桌子可以稍大一些、精致一些，以示区别）；文件架、档案柜、收橱等也应统一规格，尽可能地倚墙、靠角，呈直线排放。
②工作人员的座位最好按照办事的流程顺序去安排，以保证相互交流与衔接的顺畅无阻。
③办公自动化的相关设备最好能单置于一室，以方便工作和保管；如果必须同放于一室，应该选择放在空间相对宽敞而又便于公共活动的地方。所有的电源插座均应在装修时就预先规划设计好，以安全、方便而又不影响美观为原则，避免到处接线，显得凌乱。
④文件、材料都应分门别类存放好；稿纸、便条、胶水、信封等小件办公用品则应固定放在办公桌的一角，以用来顺手、又不至于凌乱丢失为原则；锦旗、奖状应该精选，以有点缀又不芜杂为原则；过时的广告、宣传语必须及时清理，避免给人留下不思进取的不良印象；窗帘除了与办公桌椅的颜色谐调，还应该与办公室的采光条件相谐调。
⑤办发室的采光除充分利用自然光线之外，对人工光源也要选择得当。必须开灯时，一般办公室的公用照明以荧光灯为宜，但秘书个人的写字台则应选用白炽灯，以保护眼睛；会客室原则上也应以白炽灯为宜。