公文的稿本是公文的文稿和文本的总称。在公文形成过程中，有多种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式，特别是在效用方面有很大不同。公文的稿本包括草稿、定稿、正本、试行本、暂行本、副本、修订本以及不同字体所制发的稿本等类型。
草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。草稿的外形特征是没有生效标志（签发、用印等），文面上常见“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记，标记大都位于标题下方或右侧加括号。
定稿是内容已确定、已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者（如签发人、讨论通过该公文的会议等）的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。定稿的外形特征是有法定的生效标志（签发等），有的还标明”定稿”＂最后完成稿”等稿本标记。
正本是根据定稿制作的供主要受文者（主送机关）使用的具有法定效用的正式文体，其内容必须是对定稿的完整再现。正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容待一段时间的实践检验后可能将予修订的情况下使用的文本。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫公文中的有关内容可能存在不够具体周密等缺欠，不长的一段时间之后可能将予修订的情况下。暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样。
副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本供存查、知照用。作为正本复份（与正本同时印刷）的副本与正本在外形上基本没有区别，这种副本只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的法定效用。作为复制件的公文副本（如抄本、复印本等）因不能再现公文的全部特征（如印章或签署者的亲笔签名等），公文的真实性无切实保障，在效用方面不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查，此类副本常需加注“副本”字样的标记。
规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。修订本的外形特征除与其他正本相同之外，需要做出稿本标记，可在标题结尾处标“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
同一公文在形成过程中需要用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在我国，以汉文和其他民族文字撰制的同一公文的不同文字的文稿、文本的效力完全等同。在涉外场合，公文中应对使用何种不同国家和民族文字撰制，以及它们是否具有同等效力做出明确的规定，并应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。