通信工具目前使用较为普遍的包括电话、手机、传真机，此外，电子邮件、QQ、微信、手机短信等也包括在内。办公自动化设备主要有计算机及其辅助设备、其他的办公设备及办公辅助设备，例如，打印机、扫描仪、光盘刻录机、投影仪、碎纸机、复印机、多功能一体机等。这些工具往往会因为各种使用不当导致泄密，甚至使用人都意识不到，因此使用中也有严格要求：
（1）不能在普通电话中谈论国家秘密，因为普通电话属于明传通信工具，不具保密功能，容易被监听。不能用手机谈论或发送国家秘密内容，因为手机通信传输系统是开放的，信号在空气中传输容易被截获；此外，手机还可以与互联网无线连接，谈论或发送涉密信息时，容易泄密。
（2）手机不能带进涉密会议场所或保密要害部门、部位，确需带入应提前将手机放入手机屏蔽柜中，或取出电池。因为手机容易在制造时被植人特种程序，可被用于遥控窃听。
（3）非加密传真机不能用来传真涉密文件、资料，因为传真通信是通过有线或无线信道传输的，非加密传真机没有对传输的信息加密，窃密者只要掌握用户的传真机号码，就可以截获所传输的文件、资料。
（4）用于处理涉密信息的多功能一体机必须与普通电话线及其他公共信息网络断开；确需使用时，必须采取有关部门批准的加密措施。因为多功能一体复印机、打印、传真等各项功能共用一个数据存储器，所复印、打印、传真的数据信息存储在同一存储器中。如果处理涉密信息的多功能一体机与涉密计算机相连接用于文件打印，同时又与普通电话线相连接用于通话和收发传真，存储其中的涉密信息就会被发送到公共网络中去，容易被非法获取。
（5）处理涉密信息的打字机、复印机、扫描设备等严禁连接互联网。因为打印机、复印机、扫描仪等设备在工作过程中，会把相关信息存储在硬盘中，如果相连接的计算机是连接互联网的，就等于把涉密信息放到了互联网上，很容易被非法攻击和远程控制，造成严重的泄密隐患。
（6）处理涉密信息的办公自动化设备出现故障时，必须送到保密工作部门指定的单位维修，严禁送到社会上的维修点维修。保修期内的涉密办公自动化设备，在送往销售单位保修时，必须将存储国家秘密信息的硒鼓、硬盘等电磁介质拆卸下来，并派专人到现场监督维修，确保涉密信息安全。
（7）需要淘汰、报废的办公自动化设备，要进行清点、登记。经机关、单位的主管领导批准，送交保密工作部门指定的涉密载体销毁单位销毁，禁止将其转送、捐赠他人，也不能当作废品出售或随便扔弃。