办公自动化（OA， Office Automation），是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加的背景下，发展起来的一门综合性学科。目前办公自动化还没有一个严格统一的定义，其内涵通常是以电子计算机技术为核心，结合现代通讯技术，使部分或全部办公业务活动借助于各种现代设备并由这些设备和办公人员构成一个对文件处理、信息管理和日常事务等进行自动化管理的系统。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。
办公自动化的定义特点
办公自动化，是利用先进科学技术，如信息技术、系统科学和行为科学等为支柱的一门综合性的学科。它是通过借助于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构建成服务于某种目标的人机信息处理系统，从而不断提高各种办公活动的自动化程度。其目的就是尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，以达到目标。
二、办公自动化的发展历程、现状与趋势
（一）发展历程、现状
1.第一代办公自动化:实现个体工作自动化
1972年，靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司，并推出了2200文字处理系统（Word Processing System），从此ws一词正式出现。WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭新的阶段。1985年3月 Intel公司推出了集成度为27.5万个晶体管的80386，1989年推出了集成度为120万个晶体管的80486，1995年又推出了集成度为510万个晶体管的80586（即奔腾Pentium微处理器）由于微处理器速度和性能的不断提高，使个人电脑走向辉煌，为办公自动化创造了更加有利的硬件环境。
IBM于1981年推出的个人电脑之所以受到世人青睐，很重要的原因之一是个人机上的操作系统有了长足进步。首先是微软为IBM开发了MS-DO操作系统，两家公司分道扬镳后，1985年微软单独开发了视窗操作系统 Windows，1994年IBM推出了OS/2Warp，1995年8月微软推出了 Windows951998年又升级为功能更加强大的 Windows98以及后来的 Windows2000。在这些争奇斗艳的操作平台上， LotusLotus公司首先推出了著名的表格处理软件1-2-3； Lotus合并到IBM后，先后开发了Lotusl-2-3 Office Office Pro操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能，包括文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。
我们把这一时期的办公自动化系统划分为第一代办公自动化系统，它以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。
2.第二代办公自动化:实现工作流程自动化从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足:
（1）PC的负担过重，且价格偏高
（2）由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差，可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。
（3）系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息。
（4）信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。1968年，美国正式制定了“资源共享的电脑网络计划”。1969年，在美国西海岸的4个节点（4所大学）间首先联网，这就是In ternet的前身阿帕网（ARPANET）。阿帕网是分布式结构，中介信息处理器就是今天的路由器（Router），它负责网络运行中数据格式的转换、信息交换、信息流量的控制和信息错误的纠正等。
自1982年美国国防部把TCP/IP协议作为网络标准正式生效以来，就把以数百万台电脑分割的650张网联成一张大网，从而形成了今天的因特网。169年联网的计算机只有4台，1991年猛增到50万台，到1999年底全球陡增至15亿台。全世界越来越多的个人电脑联到了 Internet上，在 Navigator和Ex plorer等引擎的导航下，浏览世界各个地方的信息资源。在这种大环境下，人们开始考虑把个人电脑联到因特网上，来解决第一代办公自动化所存在的诸多不足，并扩展办公自动化的功能。
个人电脑联网后，很多软件资源可以通过ISP的服务器从网上免费或廉价下载，“瘦”客户机、“胖”服务器的研究大大减轻了个人电脑的负担使用基于对象一关系型数据库（ORDB）和数据仓库（Data Warehouse），增强了数据的通用性和可再用性。
基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力。1995年，BM公司CEO郭士纳（ Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（Network-Centric Computing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。
这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标了然于胸。
与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。
3.第三代办公自动化:以知识管理为核心
1996年，世界经济合作与发展组织在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，人们把它归纳为知识经济。知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新、应变能力、生产率和技能素质为主要内涵的知识管理。事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。从这个意义上说，办公实际上是一个管理的过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。我们所说的知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。
办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。从简单的电子邮件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再利用知识。
第三代办公自动化系统建立在企业 Intranet平台之上，帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。
第三代办公自动化系统可以这样概括:它仍是以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。
（二）发展趋势
办公自动化的发展方向应该是数字化办公所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。