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一）现代文员工作机构的职能
现代文员工作机构的管理过程都包含着相同的环节，都是各环节在较高层次上的重复。各环节在每一次循环中处于不同的地位，担负着不同的职能，这些职能的总和就是现实的管理过程。我们把现代文员工作机构管理的职能归纳为计划、组织、协调、控制四项内容
1.计划职能
计划职能属于决策性职能居于各项职能的起点和首位，为整个管理过程提出目标和达到目标的途径计划工作就是在我们现在所处的地方和我们想要去的地方之间铺路搭桥工作计划的制订与执行的好坏往往可以决定一个工作项目的成功与失败，乃至决定整个单位的兴衰存亡。
计划可以预测将会出现的问题，而不会在问题突然出现时感到诧异。现代文员工作机构处理办文、办会、办事各项工作，健全有效的计划有助于完成各项任务，从而形成一种责任感，有助于激励基层文员的工作，以提高他们的工作效率
健全有效的计划常常是优秀管理机构的特征之一计划是一种履行其他管理职能的绝对必要的先决条件。
2.组织职能
组织职能属于执行性职能，是把计划内容付诸实施的环节现代文员工作机构在处理各种会议和活动事宜时，最能体现组织职能的，主要是以下三点。
一是前期准备工作，要充分听取领导和有关部门的意见协助领导确定中心议题和主要事项，组织编制日程安排，拟定会议或活动的通知，安排撰写和印刷会议或活动的文字资料，落实参与人员的接待工作和食宿安排，进行会场布置或活动宣传工作等
二是在会议或活动中根据进展情况和需要，及时地提供服务和需要的各种文字材料，保证会议或活动的圆满成功。
三是会议或活动结束之后的完善工作，组织人员整理会议纪要、决议、活动简报等，催办、落实会议所确定的重要事项贯彻好会议精神
这些工作必须对各个环节进行组织，不能出现纰漏或失误要充分发挥“总管家”的组织管理职能，才能确保会议或活动达到预期的目的。
3.协调职能
协调职能属于沟通性职能，是协助领导进行管理的基本职能
在现行文员工作的机构设置中，职责交错、利益相兼的问题往往是导致部门之间意见分歧和互矛盾的重要因素。因此，充分发挥机构的协调职能具有重大意义。增强协调职能要处理好如下三大关系。
一是处理好内外关系。文员工作机构服务的对象很多有领导和群众，有上级和下级有内部和外部。在这些关系的协调中，既要保重点，又要兼顾一般，要学会“弹钢琴”
二是处理好上下关系。对上要在服从中参谋做到既发挥参谋作用又不越位包办，既坚持正确意见又坚决执行领导意图。对下要在领导中服务，要按照领导的指示精神加强对下属的领导。
三是处理好重点和一般关系。既要抓住重点，处理好中心工作，又要解决好一般，做好日常工作，二者不可偏颇。
4.控制职能
控制职能属于保证性职能，其作用在于对现代文员工作机构管理活动的进程和结果进行监督和调节，以防止组织环节偏离计划目标，使管理过程的循环得以顺利进行。
现代文员工作机构的控制职能就是把握和控制各种复杂局面，协助单位或部门领导，把各种复杂的无人解决或解决不力的重大事务，进行掌控、督促以及检查，使各项工作计划得以落实和完成。现代文员工作机构的控制职能是贯彻落实单位或部门的工作计划、领导指示和决策的一个后续步骤和保证手段；是及时掌握各种计划方案在实践中暴露的缺陷，促使单位或部门工作计划的科学化、合理化的重要手段。
二）现代文员工作机构设置的基本原则
1.目标统一原则
一个单位或系统首要是确定目标。目标的明确性与管理工作的有效性是紧密相联的。它是提高效能的前提条件，也是团结和鼓舞全体人员同心协力地完成预定目标的动力。目标统一原则要求从整个系统来权衡利弊得失小局服从大局，具有目的性、全面性。整合程度愈高，目标成果就越大；反之则越小。为此现代文员工作机构设置要考虑如何有利于实现组织目标。
2.高效率原则
机构的设置目的在于实现既定目标。要实现目标必须讲究效率，特别是高科技迅速发展的信息化时代，现代文员工作机构设置时就必须考虑如何有利于提高效率。建立一个健全的信息反馈系统，以保证信息反馈快，办事的线路与过程短，处理公文迅速、准确、保密，并要根据任务繁重程度，还要考虑现代科学管理的要求，设置现代文员工作机构，切忌因人设事、人浮于事。
3.依法设置原则
对于国家各级行政机关来说，机构设置必须依照国家组织法规定并经过正式手续报上级批准。企、事业单位的机构设立也应经过正式的程序报上级批准，才能有合法的地位，受法律保护并为社会所承认。
4.层次管理原则
层次管理原则要求根据现代文员工作机构性质、任务、工作量分设若干个部门和层次，做到层层负责、分级管理、上下配合、左右协调。下一层次服从上一层次，受上一层次的直接领导和指挥。单位领导不应越过所属部门负责人直接指令基层文员办事。层次管理原则还要求在分工负责的情况下，强调组织与协调的作用在上下层次任务有矛盾时，服从上一层次总任务的要求，才能形成一个完整的有机的系统。