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1.按照文件特征组卷的方法
按照文件特征组卷的方法，包括两层含义:一是将具有共同特征和密切联系的文件组合在一起立卷；二是将具有不同特征的文件分别组卷。一般地说，按文件特征组卷的方法有如下几种（1）按作者特征组卷。就是指将同一作者（制成案卷的机关、部门或个人）的某些文件材料一起组卷。按作者特征立卷，便于区分案卷的重要程度和划分保管期限。
（2）按问题特征组卷。就是将反映同一问题的文件组成案卷。运用问题特征，又可将立卷分为针对某一具体问题的立卷和同类性质的问题的立卷。前者反映机关对某一具体问题的处理，如“关于评定业务职称问题的案卷”，后者反映机关某一方面的工作活动，如“关于组织工作的文件材料”。按问题特征组卷的主要优点是:保持文件内容方面的联系，反映出一个问题处理的全貌。便于按问题查找案卷。因而，按问题特征组卷是常用的组卷方法。
（3）按名称特征组卷。就是将相同名称的文件一起组卷，不同名称的文件分开组卷。由于名称相同的文件性质、作用相近，因而，这种组卷方法便于区分案卷的重要程度和保管期限。（4）按时间特征组卷。就是将内容针对时间相同或形成时间相同的文件一起组卷，不同时间的文件单独组卷。这样可以反映出一个机关在不同时期的工作特点，便于查考机关在不同发展阶段的工作面貌。按时间特征组卷，适用于时间针对性分明的文件，如工作计划、总结、会议记录、预算、会计报表、统计报表等。（5）按通讯者特征组卷。就是将一对通讯者相互往来的问复文件一起立卷，以反映双方就有关工作进行的联系与处理过程。运用通讯者特征组卷必须注意，通讯者特征虽然也是对于两个作者的概括，但严格限定于双方往来问复的立卷，其他立卷则不包括在内。
（6）按地区特征组卷。按地区特征组卷，就是将针对同一地区或来源于同一地区的公文一起组卷。按地区特征组卷便于反映一个地区的工作情况或有关一个地区问题的处理。需要注意的是，地区特征通常用于下属机关的来文对于上级机关和本机关以及平级机关的来文，一般不适用。
2.要灵活运用立卷特征组卷从组卷的六个特征可以看出，文件之间的联系是多方面的。在具体组卷时必须灵活运用组卷方法。所谓灵活，一是每个案卷到底采用哪一特征作为组合的主要依据，必须从实际出发，认真分析文件的情况；二是六个特征的立卷方法，不过是人们在实践中概括出来的具有一般规律性的方法，不能说是概括了所有的立卷方法。不要被六个特征框死，要根据社会事物及认识的发展而不断丰富发展和创新，提出更加符合规律和可行性的立卷方法。另外，在具体立卷时，单独运用一个特征是很少的，一般都是几个特征组合使用。当然，在每个案卷中起主要组合特征的只能是一个，这也是应该明确的。
3.适当照顾文件的不同层次、保存价值，分别组卷
由于文件内容的重要程度不同，以及在机关工作中所起的作用不同，因而保存价值，即保管期限的长短也有所不同。在立卷工作中应适当照顾文件的“价值”，在可能条件下，把保管期限不同的文件分开立卷。这样做，有利于立卷的管理和鉴定工作，也便于文件的提供利用工作。根据有关规定，文件保管期限分为永久、长期、定期（短期）三种。划分的原则是:
（1）凡是记载和反映机关的主要职能活动的，在国家的政治生活、经济建设和科学研究中，有长远查考利用价值的文件，应当永久保管。
（2）凡是记载和反映本机关工作活动，而在相当长的时期内（16年至50年），本机关进行工作、总结经验需要查考的文件，可以划为长期保管。
（3）凡在比较短的时期内（3年至15年），本机关需要查考的文件，作为定期保管。