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办公室主任的职能是由其地位决定的。地位决定职能，职能体现地位。只有全面、认真履行职能，才能名副其实，位职相称。概括地讲，办公室主任的主要职能就是服务，为领导的科学决策刊决策的正确执行服务。具体讲，职能有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。
一、参谋职能
社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化、科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要秘书部门成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”。办公室要发挥好参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，是新时期赋予办公室的一项重要任务。既然办公室要成为领导的“参谋部”，那么，办公室主任就理所当然地成为“参谋长”了。
办公室主任履行参谋职能，有其独特的便利条件和优势:
（1）办公室主任的工作同领导层的工作具有同步性。由于办公室的工作有着同其它部门明显不同的从属性的特点，领导层确定要抓的工作，大多都是办公室主任需要具体组织办好的事情；领导层在一定时期要抓的“中心工作”，通常也是办公室在同一时期要唱的“重头戏”。这样，办公室主任经常同主要领导同时考虑同一问题。
（2）办公室主任与领导层之间具有“天然”的“搭配”关系。领导离不开办公室主任，办公室主任也离不开领导。任何一个办公室主任，都具有同领导经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解。
（3）办公室主任对外联系广泛，接触的人和事多，消息灵通，“眼观六路、耳听八方”，有可能成为领导咨询服务的好参谋。
办公室主任的参谋职能大多是围绕领导决策进行的。现以某地作出关于“对农村财务进行再清理”的决定为例，来认识办公室主任在领导决策过程中发挥参谋作用的情形:第一，在决策的形成过程中，办公室主任在帮助领导全面了解情况，下定决心，确定方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。该地委主要领导同志在农村调查时发现，虽然过去已经搞过财务清理，但有几个村庄的财务混乱问题仍十分严重。他意识到这个问题还需要解决，但存在这类问题的村庄到底占多大比例，严重程度如何，是需要统一解决还是个别解决，还没有多大把握。为此，地委办公室主任会同地委农村工作部，抽调干部组成若干调查组，分赴全区各县进行专题调查，从而发现全区有23％的村庄在前次清财时走了过场；有18％的村庄虽经清理，但清出的问题尚未解决；有15％的村庄在清财后又出现较严重问题。在摸清情况的基础上，办公室主任向地委领导提出对全区农村财务进行一次统一的再清理建议，被地委采纳，很快作出了“关于对农村财物进行再清理的决定”，下发后反映良好。第二，在决策的实施过程中，办公室主任在帮助领导及时了解进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。在“决定”的贯彻过程中，有的乡村出现了两种情况:一是“动”不起来，仍有走过场的可能；二是不注意政策界限，有“过火”行为。办公室主任及时掌握并向领导反映了这些情况，建议对落后的村庄，由县、乡派驻干部重点帮助，对一些政策界限予以明确。地委采纳这些建议后，保证了清财的健康发展。第三，在决策实施过程终结后，办公室主任在帮助领导正确总结经验，进行新的决策活动上发挥参谋作用。该“决定”在全区基本完成后，成绩有多大，缺点有哪些，还有什么问题需要继续解决？地委办公室主任又组织人员进行了调查，发现在清财结束后，对清理出来的财物如何处理，是一个新问题。他们又总结出一些乡村所试行的对清出财物“折股到户，发展生产”和“村有乡管”等经验，提供给地委领导参考。地委据此又作出了一项新的决策—《关于巩固清财成果的决定》。
从对领导决策发挥作用方面看，办公室主任的参谋职能大致可划分为以下三种类型:
（1）“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。如前边举的某地委作清财决策的事例
（2）“逆向”参谋，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋”。如某县县长到外地参观归来后，想在本县掀起一个种蘑菇的热潮。县政府办公室主任首先得知县长这一意图，根据自己掌握的销路不畅、技术不普及等实际情况，认为不宜大规模发展，提出了先搞试点、重点扶植的建议。县长采纳后，避免了盲目发展蘑菇生产可能造成的人力和财力损失。
（3）“侧向”参谋。即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。如1989年某县委书记集中主要精力抓查处违纪违法案件，打击贪污、受贿行为，开展反腐倡廉教育。县委办主任发现有的工业企业对此产生偏颇性理解，改革热情有所低落，经济效益滑坡，便向县委书记建议在工业企业中划清正当经营和非法经营的界限，注意在改革上鼓劲，书记采纳后，使该县的工业生产和经济效益得到回升。
办公室主任履行参谋职能是多角度的。从领导决策的内容上看，需要分别从发展战略和具体战术上参谋；从决策的类型上看，对于常规性决策和非常规性决策都有必要参谋；从领导工作范围来看，参谋工作涉及经济、政治、思想、文化各个领域和部门，但不论哪个领域和部门，总的讲，都是服从和服务于经济建设这个中心的。
二、承办职能
办公室主任的承办职能涉及的工作范围比较广泛，大体来自三个方面:
1.来自直接领导层的。包括领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项。领导层的集体决策，有时是“统一研究，分头去办”，如党委研究决定的事项涉及组织、宣传方面的由任党委成员的组织部长，宣传部长办，不需办公室主任转，但办公室主任亦有协助的责任；有时，一些归属不太明，
确，涉及面较宽的事项，则要靠办公室主任去具体落实。比如:某县委做出了一项关于解决“文山会海”问题的决议，要求各部门精简文件，减少会议。对这一决议的具体贯彻、落实、检查、反馈、总结等事项，则由办公室主任承办最为合适。至于各项决策的起草成文，印制下发或口头（电话）通知等等，需要办公室负责完成，办公室主任在这些方面负有领导、组织、指挥和管理责任。领导层的领导个人直接交付办公室主任一些事项让其承办，这也是常见的。有些不太重要的事情，并不需要召开会议集体研究，而由领导者个人根据职权范围随机处理。比如，某领导同志发现某一部门的工作很有成绩，可让办公室主任组织人员去调查研究，总结经验；某领导发现某单位存在一些严重问题，可责成办公室主任会同有关部门负责同志前去调查了解，提出纠正措施和处理意见。类似上述情况和事情随时可能发生，办公室主任在这方面的工作量是不小的。
2.来自上一级办公部门的。目前各级机关、企事业单位的办公室尤以党政部门的办公室最为明显，已经普遍打破了过去存在的“各自为战”，只为本部门领导服务的封闭半封闭状态，由单一服务转变为“三服务”（为直接领导服务，为上下级领导机关服务，为人民群众服务）。人们对各级党政机关办公室的职能也有新的认识:它既是某一级党委或政府的办事机构，又是从中央到地方办公室系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级办公室之间加强联系、协作，既“各自为战”，又“协同作战”，充分发挥系统作用、整体效能，以更好地为各级领导服务，这是不少地方创造出的新鲜经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交付一些事情，下级办公室主任承办上级办公室交付的事情，这已成为适应新形势需要自然形成的普遍现象。比如，1991年，某省委办公厅根据省委领导同志的意见，对全省如何进一步发展乡镇企业、壮大集体经济的问题进行调查研究，为使调查具有较强的说服力，便与各地（市）、县委办公室主任取得联系，委托他们各自在本地进行典型调查，总结经验。各地（市）、县委办公室主任认真办理这件事情，并按时间向省委办公厅提供了调查报告。上级领导机关办公室的负责人向下级机关办公室主任交办事项的范围也是广泛的，除了调研任务外，还有诸如信息反馈、来信来访处理等具体事务，都需要下级承办者认真处理。
3.来自同级各职能部门和下级单位的。为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位要向领导机关请示汇报问题，往往不直接去找领导同志，而是先同办公室主任取得联系。例如，从大的方面讲，某一部门要办一项事业，需经领导机关批准，向上级写了请示，首先送到领导机关办公室，办公室工作人员要交主任阅批，办公室主任要负责与领导同志联系，是否召开会议研究，要召开何种会议，让哪些人参加等等。从小的方面说，某单位要举办一项活动，想请领导同志参加，也要先找办公室主任，由其与领导联系能否出席，让哪一位领导出席等等。可见，办公室主任承办来自下边的事项，也是很经常的。这也是为下级服务的一个重要方面。
办公室主任履行“承办”职能，一般有两种情况:一是“主办”，即直接负责具体办理；二是“批办”，即阅后批转给有关部门的负责同志办理。在实际工作中，后一种情况较前一种情况为多。但无论是“主办”还是“批办”，都应持严肃认真的态度，不能敷衍塞责，承而不办或一转了事。我国历史上曾有“三旨宰相”的趣事。说北宋时有个宰相王珪，高官厚禄，饱食终日，无所事事，只在看见皇帝时说“取圣旨”，得到皇帝指示后说“领圣旨”，然后向别人说“已得圣旨”，再不管不干别的事情。在社会主义制度下和党的领导下，各级办公室主任是党的事业的骨干，绝不可有这种“三旨宰相”的气味，而应对所承办的事项，高度负责，一丝不苟，一办到底，落到实处。