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撰写公文需要的大量丰富的材料，从根本上说来自广大群众的社会实践。就其表现形态来看有两种:一是各种各样的文件、资料，如党的方针、政策，国家和政府的法律、法规，上级的指示、命令、指标；下级的计划、报表、报告、左邻右舍以及书报杂志、广播电视等所提供的信息；二是周围现实中的人、事、情况、问题。这种材料，凡是与自己工作有关，可能有用的，都要尽一切可能搜集起来，多多益善。
如何搜集公文材料？这就要进行认真的而不是马虎的调查研究。毛泽东在《反对本本主义》一文中明确地告诉我们:“你对于那个问题不能解决么？那末，你就去调查那个问题的现状和它的历史吧。你完完全全调查明白了，你对那个问题就有解决的办法了。一切结论产生于调查情况末尾而不是在它的先头”撰写公文就是要对公务办理中的问题，提出解决的意见、办法和主张。这些意见、办法和主张，要提得正确，真正可以解决问题，就得进行调查研究，否则只能“产生错办法和错主意”。
从公文撰写的实际情况看，为搜集材料而进行的调查研究可分为两种:
第一种，没有特定目的的经常性调查。这种调查是公文的撰稿人员，根据本机关的职权范围，结合工作进程和发展变化趋势进行的持之以恒、日积月累的调查。这种调查要求有关人员要以主人翁的态度和热情，关心和参加本机关的工作留心各种各样的事情，眼要多看，耳要多听，脑要多想，手要多记。凡是与本机关工作有关的，不论它是片言只语还是一件完整的事实，都要想一想，记下来。用这种方法搜集起来的材料，常常能为紧急的撰稿任务的完成，提供有效的帮助。
第二种，有特定目的调查。这多是为撰写指导机关重大公务活动的公文而进行的调查，如撰写重要会议的报告或会议纪要，草拟对重要事项或者重大行动做出安排的决定或指示、通知等。这种调查要求搜集有关事件或问题的全面而系统的资料，因此，事先得按机关领导的意图、指向，拟定调查计划和调查提纲，然后再开展调查。
开展调查常用的方法有:（1）文献调查法。即对有关的文字、声像、实物材料进行收集、阅读、审视，从而获取有关资料。（2）填表法。即统一项目，制作表格，交被调查人填写后汇总，从而获得有关数据。（3）问卷法即将有关问题设计成问卷，请被调查人员回答。其中，可任意回答者，称开放性答题；限定在几种答案内选答者，称限制性答题。（4）访谈法即分别找当事人或知情人交谈，从而了解有关情况，得到有关资料。（5）座谈法，也叫开调查会方法。即邀请有关人员一起，按照调查提纲发表意见，开展讨论，以弄清有关情况或形成有关看法。（6）实地观察法。即调查者按调查提纲有计划有步骤地到现场考察有关的问题和现象，从而取得切实的感受和有关资料。使用上述方法一定要从实际出发，而且要尽可能使用诸如录音机、录像机、电脑等现代的工具，以提高调查工作效率。
在调查研究中，还有几个问题要十分注意:
第一，要有甘当小学生的态度，对待被调查对象要尊重，要诚恳，要热情。毛泽东在《〈农村调查序言》中指出:进行调查“没有满腔的热忱，没有眼睛向下的决心，没有求知的渴望，没有放下臭架子、甘当小学生的精神，是一定不能做，也一定做不好的。必须明白:群众是真正的英雄，而我们自己则往往是幼稚可笑的，不了解这一点，就不能得到起码的知识”。可见，有无“甘当小学生”的态度问题，实质是如何对待群众的问题，它是关系到调查研究的成败得失的重要问题。我们不论进行哪种调查，用哪种方法调查，都得十分注意。
第二，要随时记录、分类、汇总材料。我们调查情况、掌握材料的目的是为了使用。因此，在调查过程中，要充分发挥脑子的能动作用，尽可能把看到的、听到的东西记下来。这样，用时可能随口说出随手写下，十分方便。但是“好记性不如烂笔头”，因为记在脑子的东西会随着时间的流逝而淡忘。所以又得充分发挥纸笔的作用，将看到的、听到的、想到的随时随地用笔用纸记下来。黑字白纸记下来的东西，只要妥善保存一般可以打破时空限制。“纸笔千年会说话”说的就是这个道理。但是，事物总是有其相对立的另一面，纸笔记下的东西作为材料，当然越多越好。然而，多了，这一张，那一张，这一叠，那一叠，就整体而言，极易出现交叉、穿插、重复、混乱。这样一旦需要某一方面、某一角度、某一程度的材料，就得穷搜遍览，废时废力，“贮材以应急”的目的就达不到。因此，记下了材料之后，还得不断地进行分类整理，使之方便取用。
如何对调查资料进行分类整理呢？
对调查资料的分类整理，首先是通过审查，检验，区分资料的真假和精粗，消除资料中假、错、缺、冗等部分，以保证资料的真实、准确和完整。在这一基础上，根据调查资料的性质、内容或特征，将相异的资料区分开来，将相同或相近的资料合为一类。类有大类小类，若干个性质特征相同或相近的小类可合为一大类，一大类包含若干个性质特征相同或相近的小类。分类之后，最好给每类资料加上一个能反映其性质特征或适用范围的标题或一段说明文字。然后，按照需要和各类资料的逻辑联系，依一定次序排列汇总。第四章第二节里对《xx区土产杂品行业财务管理的调查材料》的分类整理，基本上就是按上述的步骤进行的，经过这样分类整理的材料，使用起来当然就十分方便。
然而，必须看到，为撰写公文准备的调查材料，与《x×区土产杂品行业财务管理的调查材料》相比，数量上可能要多得多，内容也可能复杂得多，因而分类整理也要困难得多。各机关的性质、地位、职权、行文关系不同，为了方便使用，备用的调在资料的分类整理，就应参照本机关写作的内容、范围、特点进行。譬如，政府领导机关的撰文人员，对备用的调查资料就可按其内容为政法、文教、卫生、财贸、工交、城建、粮农等类；专业主管机关撰文人员就可按本机关管理范围分类；企事业单位撰稿人员可按本单位经常性的工作活动分类。上面介绍的都是按资料的内容性质的分类整理。这种分类整理的材料，便于比较、对照、分析、研究，但是可能因为记录的纸张的大小、形状不同，造成装订、保管的困难。于是也有按记录资料纸张的外形差异、大小，分类整理的。如，分别装订剪报、书刊摘录、公文、简报、调查笔录等。但是按这种方法分类整理的资料，一定要有按内容综合编制的检家目录或卡片，否则，虽然外观齐整，方便保管了，但不方便使用。