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能力是直接影响活动的效率，使活动顺利完成的个性心理特征。鉴于文员工作的复杂性和多样性，一个现代文员应具备的能力结构是多方面的所谓能力结构是指一个具有知识技能和能力组成的多序列、多要素和多层次的动态综合系统。
一）基础能力
1.记忆能力
人们智力结构中的每一要素都离不开记忆，个人假若失去了记忆那么就根本谈不上观察、思维和想象了对于现代文员来讲信息和资料的记忆尤其重要。一个记忆力不强的人，是很难胜任文员工作的。因此要想胜任文员工作，必须善于不断地培养和锻炼自己的记忆力
2.观察能力
由于职业的需要，文员必须千方百计地把自己锻炼成一个目光敏锐、善于捕捉有用信息的观察家。文员要做好领导者的参谋工作就必须具备灵敏的洞察力和反应能力，时时刻刻做有心人善于观察问题、发现问题
3.思维能力
思维能力是人类待有的一种能力。一个文员如果不善思维，那他就无法工作。现代文员必须学会独立思考，对事物的理解，要用唯物主义认识论从观察现象到看清本质由此及彼，由表及里，进行分析研究，作出符合客观规律的推理并对结果进行正确的判断这样就能不断提高自己的思维能力。
4.想象能力
人的想象力是一种特殊的思维活动，它在人的社会实践中起着重要的作用在科学发明和艺术创造中占有特别重要的地位。离开想象就谈不上创造性文员要进行开创性的工作，就必须努力提高自己的想象能力。
二）专业能力
1.语言表达能力
现代文员的语言表达能力包括口头表达和书面表达能力，能说会写是文员的“看家本领”。文员的工作有很大一部分是通过说活来进行的，如汇报情况，提出建议，传达指示，协调工作，接待来访等，都离不开口头语言衣达说话机会如此之多，这就须讲究说话艺术一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼。口头陈述事情，需要头脑清晰，于归纳，反应灵敏，回答迅速；对领导或下级组织谈话，都要态度从容、不卑不亢，语气及用语都要恰当得体；说话要有感染力，要能吸引人。写作能力主要是写各种公文的能力。除了写得好，还要写得快。这就要求文员平时勤学苦练练就“出手成章”的硬功夫。
2.组织管理能力
在改革开放的新形势下，文员应该具有较高的管理能力和组织能力，头脑要灵活，思路要敏捷，办事要精明干练。其一，要了解事情的过去和现在，通晓处理问题的渠道提高办事的效能；其二要用系统论的观点统筹安排工作使之有条不地进行，克服那种“头痛医头脚痛医脚”、“只见树木，不见森林”的工作方法；其三，要周密地思考问题，具有较强的预见性和应变能力。
3.协调能力
现代文员必须具备良好的协调能力，要善于处理人际关系善于发现上层与下层之间部门与部门之间的不平衡，善于发现工作中产生的矛盾，及时加以沟通、协调，起到辅助管理的作用。在协调各方面的关系时既要有坚持真理的原则性，又要有从实际出发、因势利导的灵活性。现代文员在任何情况下都要坚持真理，坚持原则，决不拿原则做交易。现代文员的协调能力主要表现在几个方面能以良好的心态讲求方法和艺术，融洽人际间的情感，达到统一认识，调动积极性的目的；善于运用相关的政策、规定和制度进行协调；善于把握全局，从全局出发分析处理问题，又要为局部着想把两者有机地结合在一起；善于沟通信息，使矛盾各方彼此了解情况，消除误会；善于处理好与各方面的关系，尊重对方做到“人人为我我为人人”。
4.交际能力
随着社会的不断发展和进步，人际交往活动变得越来越重要了。现代文员在日常工作中，要接触到许多人，应付许多交往活动，待人接物是文员工作的重要组成部分。因此，现代文员需要了解自身进行人际交往的特点克服人际交往的心理障碍，掌握人际交往的原则和方法，这样才能处理好同各个方面的关系，建立起和谐、融洽的工作环境和良好的心理气氛，为顺利开展各项工作活动创造必要的条件。
5.应变能力
现实情况不断变化，工作的计划、方案随着时间的推移与环境的变化，往往需要根据变化了的情况加以修正甚至推倒重来在实际工作中，许多事情若死守条条框框，往往行不通，须把原则性和灵活性相结合在不违反原则的前提下变通处理；有时会出现一些突发性的意外事件，须在较短时间内拿出对策，一个方案不行换另一个方案，这都需要有应变能力
6.创造性工作的能力
现代文员要充分发挥其参谋助手作用，就必须具有创造性工作能力。创造性工作能力是以其他能力为基础，在其他数种能力的基础上所形成的一种更高级的能力。要培养自己的创造能力，就必须有强烈的进取心，并正确的方向指导下，坚韧不拔，自强不息，永远前进，只有这样才能激发出自身的创造力。
（三】操作技能
科学技术突飞猛进的发展，办公自动化的普及，给文员的能力提出了更高的要求。它要求现代文员除了有基础能力和专业能力之外，还必须掌握运用办公设备的能力。主要包括计算机操作技术、复印技术、打字技术、速记速录技术、录音技术、摄影摄像技术、缩微技术等现代化办公手段在条件允许时还应掌握文字处理机、电子计算机、打字机、电传机、传真机、多功能电话、复印机等设备的简单构造知识和维修保养方法，向更方便、更快捷的办公方式迈进。文员掌握了这些操作技能工作起来才能得心应手。