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一）立卷的基本方法
一是按公文的问题特征立卷。这种立卷方法就是将文件内容所说的同一问题或某一方面的问题，或者说将有关同类性质问题的文件组成案卷。
二是按公文的时间特征立卷。即按文件形成的时间和文件内容所针对的时间进行组卷，主要适用于文件内容针对性较强的文件。如统计、报表、简报等。
三是按公文的名称特征立卷。文件的种类特征亦称文件的名称特征，如决定、指示、请示、报告、记录等，将所有文件按名称分别立卷，这种方法运用不多，但有时也必须用到，如各种会议记录，一般是单独立卷保存。
四是按公文的制发者特征立卷。“制发者”指制发文件的单位和个人，如中共中央、国务院、××省委、××省政府等。立卷时，将同一制发者的文件组合在一个卷里。
五是按公文的地区特征立卷。这种方法指的是按文件内容所针对的地区或文件制发者所在地区组卷。一般适用于下属机关的来文，调查材料等。
六是按公文的通讯特征立卷。所谓通讯特征指的是两个同级或上下级或没有隶属关系的机关，为解决某个问题而共同形成的函件组合立卷。至于双方各自的其他文件则不全包括在内。
上述按“六个特征”组卷的方法，不要机械地理解为只按某一特征立卷，或在每个卷中分别使用不同的特征立卷，而是可以几个特征结合使用，这就必须在实践中，灵活运用，通过比较鉴别，抓住一个比较突出的特征和本机关工作的实际需要来立卷，才是一种比较科学的，可行的方法。比如《中共中央关于教育体制改草的决定》，这个卷具有制发者（中共中央）、问题（教育体制改革）和名称（决定）三个特征。那么究竟以哪个特征为主进行立卷呢？这就要进行比较，从这个文件来看，问题特征是主要的，因此，要以问题特征为主来立卷。
（二）立卷的步骤
立卷工作包括收集文件、按案卷类目组卷、排列顺序、编案卷标题、划定保管期限，填写两个表、填写案卷封皮、装订、编制案卷目录、编写全宗说明等十个步骤。下面分别进行介绍
收集文件。这个步骤的主要任务就是要将应立卷的各种文件资料收齐收全。一般来说，党政机关立卷文书的来源有:领导同志阅完退回的文件；会议带回的文件材料；其他同志代领导机关拟办的文件；新闻出版机关发表过的领导讲话、著作原稿；其他方面交来应由本机关立卷的文件、图表和声象制品等。有些单位文件的收集，采取以主要领导同志或领导同志传阅的文件为主，再补充其他方面文件的方法也是可行的。在收集文件方面要注意克服重视红头文件，轻视平头文件；重视收发部门发来的文件，轻视会议带回的文件；重视文字方面的材料，轻视声象资料收集的“三重三轻”的不良倾向，要把该收的都收起来。
按案卷类目组卷。就是对照事先拟好的平时归卷所用的案卷类目进行案卷组合。比如某个机的案卷类目设有:会议类、综合类、组织类、军事政法类、宣教类、财贸类、农村工作类、科技类等。在每个大类里面又分若干个小类，依次分解下去，形成比较明细的案卷类目。一般来说只要案卷类目列得比较详尽合理，平时归卷工作又做得比较好，那这个步骤的工作量就小，只需小调小动就可以了。
排列顺序。排列顺序就是对案卷内的公文材料进行科学排列，保持其形成的自然规律和先后顺序，反映出机关工作的处理程序，使案卷眉目清楚、条理分明。排列方法通常有三种:一是按公文材料的时间顺序排列。这种方法多用于以制发者特征或以名称特征为主组合的案卷；二是按工作程序排列。这种排列多用于以问题特征为主的案卷；三是按卷内公文材料的重要程度排列。这种方法多用于某些综合性的案卷。上述三种排列方法常常是结合运用的。卷内公文材料的顺序排好以后，接着就是用阿拉伯数字编好页码，以固定每份公文在卷中的位置。
编拟案卷标题。案卷标题是卷内公文材料内容的高度概括，是查询利用的一把钥匙，是公文管理人员的一项基本功。一般来讲，每个案卷内都有一份或多份文件材料，每份文件材料都有自己的标题，如果有多份文件的话，在案卷的封面上，不可能把这些标题都写上，而只能有一个标题。那这个标题怎么写呢？总起来说，这个标题要概括卷内公文材料的自然联系和主要内容以及共同特征，而且不能太长。这就要求语言精炼，结构严谨，文字通畅和简明扼要，一般不超过50个字。其基本结构是:制发者、问题和名称三部分。不论按什么特征组成的案卷，标题中通常都写明卷内文件的制发者、问题和名称，必要时标明地区、收发文机关和时间。比如有一个案卷，卷内有中央和国务院办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》，省委和省政府办公厅《关于纠正新的不正之风中若干政策界限的试行意见》，地委和行署《关于坚决刹住当前新的不正之风的通知》以及《关于自查自报自改初步情况的报告》等17份文件，案卷标题是:《中央、省、地委关于端正机关作风纠正不正之风的通知、意见和报告》。标题中的“中央、省、地委”是制发者，“关于端正机关作风纠正不正之风”是问题，“通知、意见和报告”是名称。这个标题基本概括了这个案卷的全部内容，也显示了三个制发者之间的自然联系，标题也不很长。案卷标题拟好后，不要急于书写在案卷封面上，而先要用纸条写好夹在案卷里，待核定后再正式用毛笔或钢笔进行填写。
划定保管期限。案卷保管期限一般分为永久、长期和短期保存三种。对案卷保管期限的划分，也就是对案卷价值的鉴定。划分的原则:凡是记载和反映本机关的主要职能活动的，在国家的政治斗争、经济建设和科学研究工作中，有长远查考利用价值的划为永久保存；凡是记载和反映本机关工作活动，而在相当长的时期内需要查考的文件，可划为长期保存，其保管期限相对于永久保存的时间要短一些，一般为15至50年；其他一些在较短时期内需查考的文件，则可划为短期保管，其保管期限一般为5至15年。公文管理人员要按照上述原则划分保管期限，防止过高过低两种倾向。保管期定得太长，增加库存量，加大工作量；保管期定得太短，案卷过早地被处理掉，会影响查考。这对工作都是不利的。案卷的保存价值是有区别的，鉴定其价值又只能是对客观存在的各类案卷所能发挥的作用的一种估计和预测因此，确定保管期限也只能是一个大概的估计，不可能很细、很具体。保管期限定好后，要用毛笔或钢笔填写在封面规定的栏目中。填写两个表。两个表即卷首目录表和卷尾备考表（见表27、28）。卷首目录也称卷内目录，是案卷内公文标题的集合，是案卷内容的概要，也是查考的工具。卷尾备考表是供立卷时说明卷内文件的有关情况，也是供档案部门以后调整案卷时记载公文材料变动的情况，是备考工具。
填写案卷封皮。在案卷封面上一般要填写机关名称、文件类别、案卷标题、机密等级、卷内文件起止日期、卷内文件张数、保管期限、案卷号、全宗号等项（见下图）。这些项目，封面上一般都已印好，只需按要求填写。填写这些项目，要用毛笔，做到字迹清晰，端正美观，案卷标题可适当大一些。保管期限栏如果拿不准，可用铅笔填写，由档案部门鉴定后再用毛笔填写。封面填好后，还要在卷脊上注明案卷号，以便案卷竖立排列时，易于查找。
装订。装订前要拆掉原来公文材料上的钉书针、回形针、大头针之类的金属物。装订时要用线装，做到上下整齐，不要参差不齐，也不要订在卷内文字上。照片要贴在纸上然后再装订。
案卷排列。即将案卷进行系统化的排列，固定位置给以编号。案卷的排列与年初制订的归卷类目基本是一致的。编制案卷目录。以案卷为单位进行填写，案卷目录是文书部门向档案室移交案卷的依据和凭证，也就是移交目录。