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行文关系决定行文方向，行文关系和工作需要又决定了行文方式。那么，行文关系又怎样确定呢？新《条例》规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”这可以理解为，发文机关是否该就某事项、向某机关、发某文种的公文，取决于两者之间的工作关系和两者各自的职权范围（包括发文机关自身的发文权限）等要素。
1.工作关系
工作关系是指两者之间在日常工作中形成的关系，其中最重要的是隶属关系。隶属关系，就是指上级机关与下级机关之间领导与被领导的关系。《中华人民共和国宪法》规定了我国最高的国家行政机关是国务院，国务院由各部、委员会和审计机关等机构组成。日务院既要统一领导各部委等工作机构的工作，又要统一领导全国各省、自治区、直辖市地方国家行政机关的工作。国务院各部委等工作机构和全国各省、自治区、直辖市人民政府必须接受并服从国务院的领导和监督。这就构成了我国行政系统最高层次的上下级之间领导与被领导关系。由此往下，地方各级人民政府都下设若干部门作为工作机构并对其实行领导，同时它还要领导下一级行政机关的工作，由此构成了我行政系统中各个层次的上下级之间领导与被领导关系。
在这个由不同的层次级别构成的行政系统中，每一个下级机关都可以按照隶属关系向上一级领导机关上报公文，如乡政府报县政府、县政府报地级市政府、地级市政府报省政府、省政府报国务院。为维护正常的工作秩序，一般不得越级请示或报告:每一个上级机关则可以根据文件内容和行文需要，选取逐级下行、多级下行、越级下行等不同方式向下级机关行文这种上下行文构成的行文关系是领导与被领导的工作关系在行文中的体现。除此之外，其他的工作关系在行文中也都体现为相应的行文关系、行文方向和行文方式。
2.职权范围
职权范围是指某机关在其组织系统的特定位置上所具有的职能和权力的范围。这些职能从根本上来说，是由《宪法》賦子的。《宪法》明确规定了国务院及其各部委，以及县级以上地方各级人民政府的职权，各级政府又将各自职权细化和延伸到自己的工作部门，这些有了职能和权力的部门也被称为政府职能部门，进而形成了各自的职权范围。这个范围就是该机关处理机关公务和公文运行的范围，也是各级行政机关办事行文的依据。考虑行文职权范围时应注意两点:一是行文事项是否属于本机关的职权范围，本机关行文是否妥当。是，则不能推诿拖延；否，则不能越权行文。二是行文事项是否属于收文对象的职权范围，确定的主送机关是否当。如果选错主送机关，轻则造成推诿批皮，重则误事害国。
3.发文权限
发文权限是指发文机关的发文权力。一般有两种情况:一是行使本机关的职权，就自身职权范围内的事项行文，绝大多数行文都如此二是接受领导机关的授，，
权，按其意见就本不属于本机关职权范围的某事项行文。被领导机关授权行文的机构，通常或是领导机关的办公部门，或是机关的职能部门。
（三）正确确定主送与抄送的原则
主送机关和抄送机关是性质不同的两种受文机关。主送机关对于公文负有主办、答复之责，抄送机关则只有了解与配合执行之。发文机关在行文时首先必须正确区分和确定主送与抄送机关。
1.确定主送机关的原则
依照公文内容涉及的部门及其职权范围确定主送受理机关。凡属主管部门职权范围的具体事项，一律直接报送主管部门处理。
2.确定抄送机关的原则
（1）发文机关向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送给直接的上级机关。例如某省政府重要的下行文，就应同时抄送给国务院。这样做，可以让上级机关及时了解发文机关的文件内容及工作情况。
（2）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。这样做可以互通情况，避免工作中的“撞车”现象。
（3）文件内容涉及有关机关的职权范围，需征得其配合支持时，应把其列为抄送机关；文件内容要求主送机关主办，同时要求相关机关依照办理，相关机关也应被列为抄送机关。
（4）抄送机关的范围要适当，应当抄送的机关不可遗漏，凡与文件办理无关的机关一律不予抄送。