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组织机构管理是指资料室与本单位主管部门的关系, 以及资料室的内部组织机构的设置两个方面的管理问题。
一、资料室与本单位主管部门的关系
上文谈到, 资料室的一个重要特点是对本单位的依附性较大。 因此,不同类型的资料室在不同系统单位的隶属下, 它的组织机构模式也有所不同。
(一)厂矿企业资料室
厂矿企业资料室中的科技情报资料室一度曾归本单位技术科领导,但近几年来, 多数与技术科相对独立, 直接归管技术工作的厂长或总工程师领导。 这样独立之后, 不仅能提高了科技资料室的地位, 同时也更利于在技术厂 (矿) 长的领导与协调下, 按照本厂 (矿) 的技术工作方针, 密切配合本单位的科研和生产任务, 开展专业文献情报服务。 可以说, 这是一种较好的模式。
厂矿企业中的工会图书馆 (室) 受基层工会的直接领导, 并由上级政府部门总工会指导业务工作。 它配合工会的工作任务, 对职工进行思想政治教育、 传播科学文化知识和丰富职工业余文化生活。
(二) 机关资料室
机关资料室直接受单位主管干部领导。 由于机关资料室的多样化,其工作任务差异很大。 如, 一般的党政机关资料室的工作重点与工会图书室差别不大, 而另一部分机关资料室却具有较强的专业性: 省 (市)委所属的党建研究室的资料室重点收集、 整理、 开发与利用国际共运与共产党史方面的文献; 省 (市) 政府所属的政策理论研究室的资料则重点收集、 整理、 开发与利用有关政策、 时事方面的文献; 而各个专业主管厅、 局、 委所属的资料室, 其重点则在收集、 整理、 开发和利用相关的专业文献。
(三)高等学校资料室
在高等学校中, 什么规模的学校设立系 (所) 资料室, 以及资料室与校图书馆存在哪些业务联系。 各校执行不一样。 现做具体地分析。
第一, 什么规模的学校设立资料室?
规模大, 系科多的院校, 根据需要与可能, 可设立系 (所) 资料室。但是, “大”、 “多” 这样的形容词具有较强的模糊性。 因此, 在中型或者中小型高等学校中, 设不设系 (所) 资料室, 作法不一, 争议也很大。在有的院校甚至变来变去, 今天设置, 明天取消, 后天合并, 造成混乱。例如, 某院校, 有12个系 (中文。 政治、 历史、 教育、 外语、 数、 理、化、 生、 地、 艺术、 体育), 四个独立教研部 (共外、 马列、 德育、 基本功), 另有理化实验中心、 电化教育中心以及8个研究所。 系、 部、 中心均有资料室, 研究所只有三个有资料室。 这种村村点火、 处处冒烟的做法使全院20万元经费十分紧张。 为此, 于1988年底将共外和外语资料室合并, 将政治、 马列、 德育、 教育资料室合并。 合并后, 涉及到人员所属不好处理, 只好将这两个资料室交图书馆直接领导。 合并后, 确实节省了一些经费。 但又出现了新的问题, 主要是教师使用文献不便, 教学人员意见很大。 由于政治、 马列部意见最大, 为此又于1992年初将政治理论资料室重新归为政治系与马列部共管。 没有再分的原因是由于原四个资料室合一归图书馆后, 已将复本书刊下架, 甚至处理, 已难复原。
不能不说这是一次失败的尝试。 说它失败, 是因为: ①它的合并并不彻底, 有的系 (所) 很小, 但资料室依然存在, 难免被合并的大系有意见; ②怎么合并没有很好论证, 就草率行事, 使合并后的资料室不便开展工作; ③合并后又分开, 但复本期刊已经处理, 造成很大的损失。所有这些, 不能不说是管理的不善。
我们认为, 在高等学校中规模超过3000名在校生的学校, 有设立资料室的必要。 但根据经费的可能, 在不足5000名在校生的院校中, 要将相近的专业统筹兼顾, 成立联合资料室, 以节省开支。
第二, 资料室与图书馆的业务联系。
系 (所) 资料室是全校文献情报的重要组成部分, 因此, 必须重视它的建设。 然而, 我们在一些高等学校中常常看到另外一种情况: 校图书馆的有关业务活动, 往往将资料室遗忘; 资料室的设备很少使用最新的, 而常常是图书馆淘汰的设备的再利用; 资料室业务人员很少有业务进修的机会; 在评职上, 说是资料室人员与图书馆人员条件相等, 但在事实上由于这个职称系列的评委会多由馆长实际承担主要责任, 资料室人员难免不吃亏。 凡此种种, 都说明了院系与图书馆 “双重领导” 落实的很不够。 因此, 在高等学校中, 要特别强调图书馆对系 (所) 资料室的业务领导, 并应指派一名业务副馆长承担系 (所) 资料室的协调工作,切实把资料室办好。
系 (所) 资料室除了要接受图书馆的业务领导外, 还应与图书馆有如下的业务联系: ①随时向图书馆反应教师的文献需求, 以不断校正图书馆的采购方向, 有的学校实行馆、 系多头采购模式 (即经费自筹, 互不干扰), 更要注意尽量避免过多复本; 有的学校实行图书馆集中采购模式, 然后再分发给各系 (所) 资料室, 这就更需要资料室不断向校图书馆提供购书信息。 ②在文献收藏的加工整理上, 图书分类法的使用本、主题词表的使用本要与图书馆相一致。 ③资料室所收藏的文献不能一藏生根, 永不再动, 要根据需要定期向图书馆提存、 更换。 ④制定一些必要的统计表格, 定期向图书馆汇报读者倾向及有关情况。 ⑤对于教师中的重大科研课题或重大教学实验项目, 要与图书馆相关读者部门协作,共同提供文献情报。 ⑥接受图书馆对资料室的评估与检查。
二、资料室的内部组织机构
资料室的内部组织机构, 是指资料室的劳动组织部门的划分。 当然, 1-2人的资料室不涉及这个问题,2人的资料室只要相对分工就可以了。但对于3-10人的资料室, 往往要划分成若干个业务组。 一般情况下, 资料室规模小、 人员少, 不必像图书馆那样过细划分劳动组织, 通常主要有:
(一)按作业程序划分的劳动组织
1． 采访编目组
它是资料室的第一道作业程序。 其具体工作任务与内容是: ①收集文献, 包括掌握和了解出版动态、 信息, 根据本资料室专业特点订阅、选购、 面购、 交换专业文献, 编制预订目录; ②验收登记文献, 包括对收到的文献进行验收, 使书、 账、 票一致, 对文献盖馆藏章, 打流水号,并进行总括登录与个别登录; ③文献分类, 对新入藏的文献进行查看,并按照一定的分类法即分类表使用本进行文献分类标引; ④文献编目,对不同文献按照 《文献著录总则》 或国家标准的不同文献著录规则对文献的有关特征进行著录; 著录成款目后, 再按一定的方法组织成不同类型的目录。
在高等学校资料室中, 如果统一由图书馆采购、 分编文献, 该劳动组织可以不设, 亦可以只设一至二人为图书馆提供采购信息及文献的深层次加工。
2． 流通阅览组
它是向读者提供文献利用的劳动组织。 具体工作任务是: ①负责文献的典藏与剔除; ②组织读者目录; ③文献的出借及整理读者档案; ④文献的室内阅览及整理读者档案; ⑤解答读者的一般性咨询问题; ⑥研究与分析读者借阅倾向、 动态与特点; ⑦通过文献的借阅反馈向采编组提供订购信息与依据。
3． 参考咨询组
它是通过对文献的深层次加工为读者进行服务的劳动组织。 具体工作任务是: ①编制专题文摘索引; ②撰写综述、 述评; ③配合本单位重大科研课题或实验项目进行跟踪情报服务; ④编译外文资料; ⑤汇编专题资料; ⑥科研项目论证前的查新工作; ⑦重大问题的解答咨询及建立咨询档案。
在人员较少的资料室, 参考咨询组可不设立, 但相应的工作要求由流通阅览组承担。
在人员较多的资料室, 如果经费单独核算, 还应有财务、 总务组。
(二)按文献类型划分的劳动组织
资料室规模小, 不同于大型图书馆, 也可以按照文献的类型划分劳动组织, 主要有:
1． 图书管理组
图书是文献的类型之一。 我们这里所谈的 “图书” 是指 “普通图书”, 即狭义的图书。 我国国家标准 《普通图书著录规则》 对普通图书的定义是: “主要指以印刷方式单本刊行的出版物, 包括汇编本、 多卷本、丛刊等, 不含线装古籍、 连续出版物及各种非书资料。”
图书管理组的工作对象主要是图书, 通过对图书的收集、 加工和利用, 展开文献情报服务工作。
2． 期刊管理组
期刊是连续出版物的主要类型, 可以说它是连续出版物的主体, 期刊由于较快的报道最近文献及最新学术动态, 在一些科技资料室中, 占有重要的地位, 往往比图书的入藏量还大。 期刊管理组的工作任务就是负责专业期刊的采、 分、 流、 典和深层次加工。
3． 特种文献管理组
主要负责特种文献的收集、 管理、 开发与利用。
(三)按文献文种划分的劳动组织
有的资料室为了充分发挥熟练掌握外语的专业人员的作用, 在需要和可能的前提下, 将劳动组织机构按文献的文种划分, 主要是:
1． 中文文献管理组;
2． 外文文献管理组;
外文文献管理还可以按常用的几个语种详细分工。 这样的分工, 多是科技情报资料室。
以上三种劳动组织模式, 并非是一成不变的。 在有的资料室, 往往将它们结合起来组成作业组。
上述三种劳动组织模式, 也各有优缺点。 按工序划分的优点是: ①便于业务人员熟悉本岗位工作技能, 便于提高劳动生产效率; ②便于岗位责任的监督和管理。 同时, 它的最大缺点是不便于按照不同文献类型的特点进行管理。 按文献类型划分劳动组织虽能弥补上一不足, 但最大缺点是因文献类型本身不明确, 会出现扯皮现象。 按语种、 文种划分劳动组织虽然能充分发挥外语专业人员的特长, 但一个人从事采, 分, 流、典的全部工作则不便于协调领导。 因此, 资料室劳动组织机构的划分,必须针对本室的任务和人员观状, 因室制宜, 不必强求统一模式。