举办一次会议活动参加的人员可能是多方面的，都要分门别类地进行通知，不能以一个通知包打天下。
（1）领导类
这些人员可能在主席台就座，因拍照常常需要着正装，到会后须先在小休息室休息，与其他与会人员通知的内容不尽相同，所以应专门通知。
（2）正式代表类
这是参加会议活动的主要部分，这些人员需要正式报到、统计报到情况，所以对这类人员要将报到地点、时间、方式、有关事项，一一通知明白。
（3）列席人员类
这些人员与正式与会代表不同，与领导贵宾不同，在参加会议活动要求、权限等方面可能有不同的要求，所以也要分别通知。
（4）贵宾类
这类人员包括特邀来宾、上级机关来人、兄弟单位来人等，对这些人员当然在报到时间、地点、方式、要求方面都有不同，也应专门进行通知。需要特别注意的是，通知贵宾也有几种形式，有平常通知式，有特邀请柬式，也有上门邀请式，可以根据实际需要采用不同方法，以示礼貌。
（5）工作人员类
就是为会议活动提供服务保障的人员，对这部分人员要求更与正式与会人员不同，有专门的要求，所以也须制作专门对他们的通知。