由于参加会议人员的性格、习惯、偏好等方面的差异，会议常常容易发生一些意外情况。常见的有迟到早退、进进出出、低声耳语、霸占话筒、争论不休、一言不发，等等。主办者必须应对和处理好这些情况，才能更好地提升会议效率。具体而言：
一是认真观察和倾听。注意观察参会者的肢体语言，判断其参会感受。比如，别人发言时，他总是身体前倾、手足无措、眉头紧锁，往往意味着他很激动；倾听发言者观点背后所隐藏的潜在情绪，注意发言的昔辞，打了什么样的比喻，都可以看出参会者的内心动态。
二是应对迟到早退者。坚持按时开会，按时结束，为每一位参会者印制和摆放桌签；如果是重要人员缺席未到，应及时了解原因，适当调整议程，或在会议开始时说明情况；提前向与会者了解可能存在的特殊情况；不建议公开或当面指责迟到早退者，应事后个别批评。
三是应对霸占话筒者。包括滔滔不绝、无所不知和指手画脚者。。可请服务人员走近他加以提醒；可在讨论开始前，说明发言时间限制，请专人计时；当某人发言时间过长时，可礼貌中止其发言，表示谢意，并请其他人发言；对经常打断别人发言的人，应即刻制止。
四是应对干扰会议者。会议开始前强调开会纪律和讨论规则；对窃窃私语、接打电话和进进出出者，可请服务人员靠近，私下提醒；对发言跑题或闲聊者，可打断发言，重申讨论议题，进一步限定其发言时间；也可以根据会议进度适时安排休息，私下与干扰会议者沟通。
五是应对否定一切者。要及时制止，并私下与其沟通，了解原因。有些些参会者通过肢体语言表示对发言的漠不关心，如摇头晃脑、眼睛乱转、玩手机、乱写乱画，会给其他参会者带来负面情绪。可以先给他暗示，向他提问，私下进一步与其沟通，或婉言请其离场。
六是应对情绪激动者。一旦发言者之间情绪激动，甚至出现人身攻击的情况，应立即制止。若效果不明显，可短暂休息，分别找双方沟通；可向参会者重申讨论发言的规则，对情绪激动者的发言给予建设性的评价，引导参会人员对争论的问题进行多角度思考；也可以搁置分歧难以调和的议题，转而讨论其他议题。