一、要有准确性。由于信访回复或答复的政策性很强，代表着一级组织的意见，因此务必讲究准确性，包括对有关政策条款的援引和解释、对有关情况的认定和说明等等，其遣词造句一定要做到准确简明，恰切得体，力求通俗易懂，切勿语义两歧，令人费解或误解。
二、要有针对性。亦即写进信访回复或答复中的内容，必须紧紧围绕信访人所反映的问题进行“对号入座”，决不可避而不答，旁骛枝节，更不可答非所问或者绕开问题泛泛空谈。如果信访事项不止一项，要逐一进行回复和答复，而且意见要明确具体。
三、要有时间性。信访回复或答复必须在法定期限内送达信访人，既可直接送达，也可挂号邮寄送达。要在收到信访件之后，依据有关政策条例规定，及时作出回复或答复。决不能无故拖延，以维护组织的形象和公信力。值得注意的是，如属上级机关交办的信访事项，要将办理情况向交办机关作出报告；如属其他机关转送的，也要向转送机关通报办理的情况和结果。
四、要有程序性。信访回复或答复的形成是一个复杂过程，从信访事项的登记、调查核实、协调处理到书面答复的拟写、审核、发出等，每个环节都有不同要求。在拟写时一定要严格按照特定程序进行，以确保文书的质量和效用。范例与简析
例文
尊敬的××市长：
    到目前为止，我们对“教育乱收费”还没有一个准确的定义。
1.如果说，除了xx市物价局等单位规定的几个收费项目以外的收费都是“乱收费”，那么我可以毫不夸张地说：xx市的“乱收费”几乎在所有的九年义务教育的学校都存在，因为几乎所有的学校对学区以外的学生，除了收取“借读费”之外，还有数额不等的“赞助费”“择校费”。如果这样，按照教育部部长对人民的承诺，xx市的这些学校的校长岂不都要受到处理？
2.如果收取“赞助费”“择校费”不是乱收费，那么为什么不把这些收费列入物价局等单位公布的收费标准？为什么各校在收取这些费用时是那么的随意?是不是年收费在1.5万元以内都是允许的？政府准备采取哪些手段监督这些收费的使用?期待着您的答复！
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