（1）会议活动策划时间
议活动规模小、时间短、程序比较简单，则不必提前大多时间这重大国际会议、国际比赛、国际贸易活动组织复杂，一般需要几个，一两年，比如奥运会筹备要七八年。省地市举办的重要会议活动，比如省市党代会、人代会、政协会、妇代会、运动会也需要提前几个月、甚至半年做计划。总的要求是提早谋划、提早准备，这样做起工作来比较主动从容。
（2）策划的组织领导
提前策划属于会议活动筹备工作的一部分，一般要在单位集体领导机关导下进行。如各级党代会的策划筹备工作，要在本级党委会、全委会或常委会领导下进行。各公司的股东大会、职工代表大会的筹备策划工作，应在董事会领导下进行。总之，一般性会议活动，由参加准备工作的人员策划即可；重要的大型会议活动或特殊会议活动，应成立专门工作小组进行策划。（3）策划的主要内容
会议活动本身有关事项，如会议活动的主旨、时间、地点、议程、日程、规格、规模等；会议活动组织服务事项，如组织机构、工作进程、服务保障、安全工作等；其他相关事项，如共办、协办、经费来源等。一些会议活动需要联合其他单位一同举办的，应提前考虑如何争取共办单位、协办单位。没有专项经费的，需要策划如何筹集经费、如何支出等。