机关发文在成文阶段就已原则上确定了发放范围，但精确的印数还必须由秘书认真计算，以免造成印数过多或过少现象。
发文印数要根据领导批准的发放范围确定，具体计算办法有两种：
（1）有固定级别的发文，可在年初根据发放范围内每个单位的固定的份数进行精确计算，并把发往单位和份数填写在发文明细表上，作为固定的发文基数。以后凡有发至同级的公文，以固定基数，加上特殊需要数，即可得出该公文的印发数量。这类有基数的公文多为普发的指导性公文。应保持稳定，一般不要经常变动，可根据情况每半年或一年做一次调整。
（2）没有固定级别的发文，主要根据发文的主送单位和抄报、抄送单位来计算公文印数。这类没有固定级别的发文，多属业务性较强的定向发文，往往一次一个数，因此，每发一次文就要计算一次印数。
秘书要根据公文内容并与拟稿部门协商，共同确定发往单位，然后再计算，才能得出比较准确的发文数。在这个发文数的基础上，秘书还要考虑机关领导同志的需要，存档的需要，并留出一定的机动数，以备公文印成后的特殊需要，这样计算出来的印数才有把握。