（1）公文语言的基本特点
公文语言的基本特点有：准确、庄重、严谨、简洁、平实、规范。
（2）公文语言的具体要求
a.词语的选用
公文的专用词语：①开端用语，主要用来表达行文的目的、依据、范围等，或用来表明时间或作为发语词。有根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（按照、遵照）等。②称谓用语，用来表示称谓。第一 人称用“本”或“我”，如，
本省、我局；
第二人称用“你”或“贵”，如，你处，贵公司；第三人称用“该”该单位当然，这里的“人称”不是指个人，而是指单位。“贵”，其他几个上下级都可用。③经办用语，用来说明工作处理过程的一般用于平行机关之间，完成状态，表明处理的时间和前后情况。有经、业经、现经、兹经。如，关于这一情况，经召集有关部门研究：xx规定，业经批准：xx问题，现经查明：关于xx问题，兹经
调查。④引叙用语，用来引叙来文。有前接（近接、现接）、
悉等。如，前接贵公司来函， ：
你局x年x月x日x字x号请示悉。⑤征询、期复用语，征询用语有当否、是否可行、可否、可否同意等：期复用语有请批示、请核示、请指示、请回复等。征询用语与期复用语经常一起使用，用于请示、报告的末尾。如，当否，请批示。⑥期请用语，用来表示期望希即遵照、务希（希）、拟请、希于（希将、希能）、至希、尚希、与请求。有即请查照、或者查存和勿误、如蒙。即请查照，用于同级机关公文的末尾，请对方注意文件的内容，办理：希即遵照，用于上级机关指示下级机关遵办某事时的末尾；拟请，有协商的语气：
请、希，上下级都可用：
勿误，用于上级机关对下级机关；如蒙， 即“如果承蒙”，用于平行文。⑦表态用语，用于上接承受对象，如对xx问题同意不同意等，表示自己的态度。有照办、同意、不同意、可行、不可行、不可等。其中，照办、同意、 不同意，上下级依其不同角度，都可使用；可行、不可行，多用于下行文。⑧综述过渡用语，一般用于公文综述部分之后，用以引起下文，起过渡的作用。有为此、对此、据此、鉴于以上情况。如，······对此，特提出以下意见·····鉴于以上情况，我们将采取新的措施。⑨结尾用语，用于公文结尾，以结束全文。有为要、为盼、为荷、特此通知（通报、函复、函达等）。
公文中简称的使用：使用简称，应当注意以下几个问题：①用的简称必须是约定俗成的。有时在一篇公文里要经常出现一个名称，而这个名称又比较长，在这种情况下，可以临时使用一个简称，但必须在第一次出现时用全称，并注明以下简称什么。②要注意简称的使用范围和区域，避免出现歧义。③要根据公文本身的情况，把握简称的运用。一般来说，在一些内容极为重要、法规性强的公文里应该尽量少用简称，否则会有损公文的严肃性和庄重性；而在那些内容不是那么重要，法规性也不是很强的公文里可以适当地多用一些简称，以使语言显得简洁精练。
公文中介词的使用：大量使用介词结构，是公文在词语运用上的一大特点。介词本身是虚词，没有实在的意义，但是，它和实词结合起来却可以使表达的内容更清楚，意义更突出，范围更精确。公文中常用的介词有很多，大体可以分为四种：①表目的、
原因：为、
为了、由于等。②表对象、范围：对、对于、关于、将、除了等。③表根据、 方式：依据、根据、遵照、通过、在、随着等。④表时间、处所：在、于、从、自、沿着等。
具体的选词方法与标准：①从客观实际出发，选用含义最确切的词语； ②用感情色彩适当的词语，正确表达作者的观点和立场；③注意词语的语音语调，追求更好的表达效果：
注意上下文的需要；
⑦根据不同文种的要求选词，以保证语言的得体：⑧注意词语的规范性。④注意词语之间的输根据本国交合：③用调要针对公文的具体收受对象:@用司要注提高沟通效果。
b.语句的组织
①语句含义明确、清晰，无歧义：②句子成分完整；⑨句子成分搭配要得当：④酒序安排要妥当:⑤合乎事理的逻辑:⑥选择合理的句式，利用其不同的修辞功能，力争最佳的表达效果。
c.各种特殊事物、概念的表达要求
时间。①时间的表达必须精确，除非是不必要或有保密需要，日期要标明完整的年月日，在特殊情况下甚至需要标出时和分。②“今年”、“明年”、“本月”、“下月”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间词要尽量少用，更不能用“上月以前”、“今年之后”等不易划定界限，容易引起歧义的词语。③年份一般用公历，表达要用全称，不能省略，如2001年不能写作01年。如果需要注明历史年号，要先标出公历年份，再在后面注历史年号，且要放在圆括号内。
空间。①除非没有必要或有特殊需要，如保密等，公文中的空间概念的表达也要精确，不能乱用表处所的代词，如这里、那里等，以免引起误解。②表示地方的专有名词，如，城市、地区、县等，其名称第一次在文中出现时，如果是国外的要标明国别，是国内的要标明所属的省、自治区、直辖市的名称。国名、地名要使用国家公布的标准名称，尤其是外国地名一定要用标准译名，不能用别称，国内的地名不能用简称。③公文中姓名与职务名称要用全称。如果一个人身担多种职务，只列其与文件有关的，没必要全部列出；如果需要列出多个，国内的应按先党内后党外的顺序，国外的应尊重其习惯或双方的需要。国外人士的姓名和职务应使用新华社公布的标准译名，如果没有标准译名，就要在有关文件中保持统一，并在译名后用圆括号注明其外文名称。对并列出现的若干姓名，要按需要以一定的标准排序，如职务高低、姓氏笔画的多少、姓氏字母的先后等。
数量。①公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。②公文中的数字应用确数，如基数、序数、分数、倍数等，但在特殊情况下也可以使用概数和约数。③分数既可以表示增加又可以表示减少，而倍数只能表示增加不能表示减少。如，说“增加了三倍”是正确的，但说“减少了三倍”就是错误的。④注意“二”和“两”在用
在“度量衡”单位称数时可通用；序数、小数、分数只能用“二”，不能用法上的异同：
“两”；概数和一位数的基数只能用“两”，不能用“二”。⑤“增加、提高、上升”或“减少、降低、下降”等词语后用“至、到”等词语与用“了”或不带“了”，在意义上有很大的差别，在使用时要注意区别。如，“增加了三倍”和“增加到三倍”是绝对不同的。⑥当用“以上”或“以下”表示数字分界时，要标明本数是否包含在内。⑦度量衡单位必须使用国家法定的计量单位和国家公布的中文名称，如果出现历史上使用的、国外的或地方性的单位，要折算成法定单位并加以说明。⑧使用不常用的复合量词时，应加以简要的说明。
范围。此处的范围，是指数量上的界限。使用这些词语时应注意以下几点：①使用表示全部的词语时要非常谨慎，必须是全面肯定或否定时才能用，如稍微有一点保留或不确定都不能用。②公文要求高度的精确，所以在表示部分时，要使用精确的表达方法。比如，几分之几、百分之几等。③在同一个句子中不能同时使用表示全部和部分的词语，以免出现自相矛盾。
程度。程度的表达往往是公文中很关键的部分，所以一定要表达准确。程度的表达一般通过各种副词和代词的选用来实现，如“很、太、更、尤其、特别、非常、比较、稍微、多么”等副词和“这么、那么、如此、这样”等代词。在选用这些副词和代词时要注意：①根据客观实际和客观需要来选择。②区分表示程度的不同词语间的细微差别，务求恰到好处。③在表达对某个问题、观点、看法等肯定或否定的程度时要把握好分寸，一般都直言表达，但有时也可以比较委婉。
4.公文的写作过程
公文的写作不同于一般的文章，有其特定的程序和环节。其主要程序和环节可以分为四个阶段：①准备；②构思：③撰拟:④审核修改。