阅知类公文经登记、拟办（批办）后，文秘人员要组织有关人员进行阅文活动。通常采用的阅文方式有：树型传阅方式，即以文秘人员为中心组织传阅，依次将公文传送给阅文者，每个阅读者阅毕后，需将公文退回给公文管理人员，由文秘人员检查无误后，再传递给其他阅读者；轮式传阅方式，又称横传，即一个阅文者阅毕后直接将公文交给另一个阅文者，这种传阅方式需要在公文首页依次加盖需阅知人员的人名章。
为了加快传阅速度，提高传阅效率，可根据本单位情况，采用多种多样的方法组织阅文活动，如开辟阅文室，安排固定时间阅悉公文；利用各种会议集中传达公文精神；复印公文副本，增加公文数量，加快分散阅文的速度；利用内部刊物等公布公文，以便阅文；利用现代化技术手段与通讯设备如计算机网络、电视、传真等传阅公文。
做好阅知类公文办理工作，应抓住三个环节：
（1）合理安排阅文顺序
为了快速、有序地阅文，组织公文传阅时应根据公文的信息内容、重要程度、紧急时限、密级等多种因素制定一个机关常规公文的比较稳定的运转次序，尽力使需传阅的公文进入单位后，大部分不需领导人反复斟酌，文书人员便可直接将其投人相应的传阅过程。正确确定运转次序时应依据阅文者的实际责任和需要，而不能仅仅看其级别和地位的高低。一般原则是：先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务部门负责人，最后送有关人员；如遇急件、要件，则应分清主次缓急，灵活处理，可让主管领导人与经办人首先阅知，及时处理，以免误事。
（2）安全传阅公文
传阅公文时，应在办公室、阅文室阅文，阅文者不应将公文特别是机密公文携带至公共场合，或者将其带回家，避免丢失或泄密；阅文者不得将保密公文信息随意传播，否则追究有关法律责任；机密公文不得在网络中运用电子邮件等方式传递。办文人员对每次传回的公文夹中的公文应及时检查，保证阅文中公文的安全。
（3）及时传阅公文
阅知类公文按重要程度和发文单位或其他要素分类排列，装入公文夹，.按照常规传阅顺序或批办意见分送阅文者。为了提高阅文速度，对既需阅知又需办理的公文，可以复制公文副本，这样阅文者和阅办者不需相互等待浪费时间，互相干扰；同时，文书人员应检查阅读情况与结果，迅速将阅毕的公文投入具体的办理过程中，认真落实有关领导阅后的批示意见。阅文中，文秘人员还应督促各阅文者及时阅文，不得积压、滞留，以免影响公文信息的快速流转。