1.根据机关之间的隶属关系和职权范围准确行文
机关之间的工作关系是根据机关各自的组织系统归属和职权范围决定的，主要有以下几种类型。属于隶属关系的有：同一组织系统中的上下级是领导与被领导关系；同一组织系统中的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间是业务指导与被指导关系。不属于隶属关系的有：同一组织系统中的同级机关之间；非同一组织系统的任何机关之间。机关之间的隶属关系决定了公文传递的方向，即处于领导、指导地位的上级机关可以向与其有直接隶属关系的下级机关主送下行文；而下级机关应向上级领导、指导机关报送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互报送平行文。
2.选择适宜的行文方式，一般不得越级行文
行文方式，是指机关之间公文传递路线的结构形式，有逐级行文、多级行文、越级行文和直接行文等多种形式。机关对外发文，应依据需要和可能的条件，选择适宜的行文方式，在一般情况下不得越级行文。上级机关解决不了的问题可由该机关向再上一级机关请示、报告。为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，在一般情况下应避免越级行文。同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时应采取直接行文的方式，即不受系统归属与级别层次的制约而直接向对方机关制发公文。
3.正确选择主送机关与抄送机关
机关对外发文，应正确选择主送机关。除普发性公文外，通常一件公文只选择一个主送机关，应防止由于多头主送而贻误处理。除领导直接交办的事项外，不应将公文直接报送领导个人。
选择抄送机关时，当公文内容涉及有关机关职权范围需要其配合时，应予抄送；向下级机关或本组织系统的重要发文应同时抄送直接上级机关；受双重领导的机关向上级机关行文时，应当写明主送机关及抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关。不宜抄送的情况是：与办理公文无关的机关不予抄送；请示不得在主送上级机关的同时向其下级机关抄送，接受抄送的机关不得再向其他机关抄送。
4.坚持“党政分开”的原则
党政机关应在各自的系统内制发文件。上级党委可向政府机关和一般的党组织行文，但不得直接向政府机关行文；政府机关不得对党组织作指示、批准。党政机关应尽量减少联合行文。
5.联合行文时，发文机关应是“同级机关”
因工作需要，可以以两个或两个以上机关的名义联合行文，但联合行文的机关必须是平行机关，即同级机关。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
6.行文前必须对有关问题协商一致
为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范围时，行文前必须就有关问题协商一致，否则，一律不得各自按照自己机关的意见向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
7.严格控制公文数量，简化行文手续
机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。对于可发可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文，应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。此外，还应简化行文手续，为减少行文的中间环节，上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文。经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。