什么是公文协调?有何技巧
办理公文是秘书部门的一项重要的基本的职能。公文协调主要是指公文草拟、公文审核、公文办理、公文传递等过程中的协调。主要有以下几个 方面:
(1)公文拟稿的协调
一是协调不同领导的意图。对一个文稿或其中的某个问题,主要领导和主管领导、主管领导和相关领导之间,经常会有不同的交待,秘书部门人员要善于协调、综合这些意见中的共同点,同时对于原则性的不同意见,要依据多数意见或调查结果,向有关领导进行解释、求得认同,以形成一个统一的意图,并将意图正确体现在公文中。二是协调相关部门、单位的意见。文稿内容若涉及几个部门或单位,有时甚至出现几个部门都要求在文稿中强调本部门的工作,这就需要按照领导意图和文件的主旨,进行综合平衡。协调时要注意,除非纯技术性处理,都须将协调后的意见报告主管领导人,重要修改不可自行作主。
(2)公文核稿的协调
一是公文规范的协调。秘书部门要核对文稿的格式、文字、语法、逻辑等是否符合规范,有不规范之处要与呈文部门协商修改。二是公文内容的协调。有时某个职能部门起草的文稿中,涉及其他部门的工作,该部门事先又未协调,就需要秘书部门进行协调。特别是对于涉及人员编制、机构、钱财等实际问题的,更需要秘书部门出面协调,否则将来难以落实。
(3)公文办理中的协调
主要是请示公文办理过程中的协调。一是秘书部门接到下级单位的请示后,要考虑所请示的事项有无依据,要求是否合理,是否可行,要了解主管部门有什么意见。必要时,应迅速与有关部门取得联系听取他们的意见,然后提出拟办意见,报请领导同志审批。二是有时有的部门不按规则行文,请不要多头分送;最后出现几个领导同志同时批示,意见难免有不一致的情况,这就需要及时协调好各方面的关系,最后综合形成比较完善的批复意见。
(4)公文传递中的协调
在公文传递过程中,要协调好各个运转环节。比如,文件送到以后,要恰当确定先送谁、后送谁;在办理中遇到具体困难,应协调解决或报有关领导同志采取措施解决,从而使文件的运转上下衔接,左右通畅,不要造成脱节和梗阻。