为保证文件材料的齐全完整，全面反映机关职能活动的历史面貌，为机关工作提供有效的服务，为国家积累宝贵的档案资源，各级党政机关必须根据《机关档案工作业务建设规范》的要求和本机关公文处理的实际需要，建立健全公文立卷归档的制度。公文立卷归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等。
一、归档范围
指需要归档保存的文件材料的具体界限。如前所述，凡是反映机关工作活动或与机关工作活动密切相关，具有查考利用价值的公文材料，均属于公文归档的范围。也就是说，公文归档的范围跟公文立卷的范围是一致的。值得注意的是，在建立归档制度时，一方面应明确规定哪些文件材料必须立卷归档；另一方面应明确规定哪些文件材料不需立卷归档，以便于有关人员进行具体操作。
二、归档时间
指文秘和业务部门将需要归档的文件材料向档案部门移交的时间界限。根据《机关档案工作业务建设规范》的要求，在次年6月底以前，应将上一个年度的案卷材料向档案室移交。一些专门档案和非纸质载体档案的移交时间，可根据有关规定执行。
三、归档要求
指对归档案卷提出的质量要求。根据《条例》、《办法》和国家档案局有关文件的规定，归档案卷的总体质量要求是：遵循公文形成的规律和特点，保持公文之间的有机联系，保证公文的齐全与完整，便于公文的保管和利用。各级党政机关可根据上述总体要求，结合本单位的实际情况，对本单位归档案卷的质量提出更为明确具体的要求。
四、归档手续
指文秘或业务部门向机关档案室移交案卷的交接手续。这些手续包括清点案卷数量、检查案卷质量、核对移交目录、在移交凭据上签名盖章等。移交手续办完后，交接双方各执一份移交目录，移交方所持的一份应留存备查，接收方所持的一份应归入全宗卷。