公文的“拟稿”，就是起草文件，也称“撰稿”。这是一项非常细致的文字工作，是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，它在一定程度上反映一个机关的精神面貌、政策水平，指挥或执行能力，因此，必须切实重视文稿的撰写工作。拟稿又是机关制发文件的首要环节。
拟稿一般应掌握下列基本要求：
一是重要的文件应由领导人亲自撰写，一般日常文件则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管，谁拟稿”。
二是拟稿的总要求就是毛泽东同志在《工作方法六十条》中指出的：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”具体地说：
（1）在内容上，要同制文机关的职权范围相一致，不可超越本机关的职权；要充分体现党和国家的方针、政策和法治要求；符合公务活动的客观规律；材料、情况要真实，观点要统一，重点内容要突出，要合乎保密要求。
（2）在词章上，结构要合理，层次要清楚；遣词造句要准确，语言要庄重、平实；论理要符合逻辑，用语要符合语法。
（3）在形式上，要符合党和国家规定的公文体式（包括文种名称、公文格式、行文关系等），不可自造一套；坚持一文一事制度；正确地使用汉字和标点符号，使用数目字、简称词语等要规范化，不能随心所欲地另行一套；篇幅要简短，中央规定报告每次不超过一千字，这就是要求公文应当言简意赅。
要实现上述要求，文件起草者首先要努力学习政治理论，至少要懂得历史唯物主义和辩证唯物主义常识，要懂点政治经济学，要掌握一定的有关科学社会主义的知识，只有这样才能保持清醒的政治头脑，才能在起草文件时不出现政治上、原则上的失误或不周，才能自觉地把党和国家的方针政策融会贯通到文件中去。
其次，要有高度的政治责任心和认真踏实的工作作风。起草前，要切实领会与把握机关领导的制文意图，认真研究实际材料，明确包括制文原委、目的及中心思想在内的文主旨“三要素”，即提炼出主旨来。之后，谋篇定局，列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每个层次的中心及每个段落的段旨，还要明确在什么观点下使用哪些实际材料。在上述工作的基础上，再落笔起草，正式拟稿，初稿写成后，个人至少要通阅一两遍，反复斟酌修改，要做到一丝不苟。
再次，要学习掌握本单位的业务知识。文件的起草者，如果不了解本单位的业务知识，是业务的外行，可以说他很难担负起文稿的起草工作，俗话说：“三百六十行，隔行如隔山。”要拟好文稿，起草者对本单位的业务活动、常用词语、专业知识必须基本熟悉清楚，只有这样才能写出符合实际、针对性强、能有效地推进与指导工作的公文来。