面试计划组织协调:需要掌控会议系统和细节
一、会议系统的沟通
会前要把握住会议系统中的每一个环节,避免失误。不管在会议中担任什么样的角色,如果对会议有系统性的思考,就会做到对会议心里有底,自信满满。如果发现对哪一环节有不明白的,迅速找人协助,相互沟通,大大提升会议工作的效率。
把握好会议系统的沟通,整个会议就成功了一半。王琴就是一个有心人,从会前、会中到会后,她都把会议的每一个环节做好,做到了弱却有心。
会议是一个复杂的系统,会议组织方在会议召开前,要制订详细的会议工作计划和会议日程安排,保证每一环节都能做到没有疏漏。如确定会议的形式、选择会议的时间地点、研究会场如何布置、商榷出席的人数、安排出席者的席位、是否准备出席者的名签、是否安排与会者接送的交通工具、是否安排与会者的住宿、是否发出了会议通知、确定视听工具、准备会场周边的位置图、是否要求与会者准备资料、确定相关材料、是否安排了会中休息时或会后的娱乐项目并做好事先通知,等等,这些都需要事先做好完备的规划。
开会地点的确定非常重要,在确定开会地点时,
首先要考虑与会人员能否轻松方便地到达会场,会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线,会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行,会场所在地是否安静,附近是否有住宿场所,安全状况如何,会场使用时间是否合适,会场在会议期间是否可用,会议设备、住宿场所的相关设施在会议期间是否可用,等等。
其次要考虑会场大小。如会场坐席数目是否合适,会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境,各会议室布局是否合理,能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员,会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动,等等。
最后要考虑会场设备。如会议室类型是否齐全,会场内是否有礼堂,是否有供举办分会使用的小型会议室,会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等,会场能否提供无线网络接口,能否提供复印和传真服务,能否提供笔记本电脑或台式计算机,能否提供小吃、茶、咖啡、正餐,素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足,会场能否提供足够的停车位,会议室通风是否良好,有没有安装空调,身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足,等等。
二、会议细节的沟通
会议系统就是由一个个细小环节构成的,在会议沟通系统过程中,细节犹如机器的关键螺丝钉,一旦散落,机器就会瘫痪。一个优秀的团体,既要看到“森林”系统,也要看到“树木”细节。既要埋头干活,事成于细;也要抬头看路,事成于意。工作的一切原本都是由一些小事、一些细节构成的,决定成败的必将是微若沙砾的小事、细节,细节的处理在沟通中起到画龙点睛之笔。